Seminar EASY Archive – Architektur und Grundlagen

Das Grundlagenseminar ordnet EASY Archive in eine bestehende Informations-, DMS- und Fachanwendungsarchitektur ein. Es schafft ein gemeinsames Begriffsmodell für revisionssichere Archivierung, Dokumentlebenszyklus, Metadaten, Speicher, Berechtigungen, Suche, Integrationen und Betriebsmodelle.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• Aufgaben und Grenzen eines elektronischen Archivsystems erklären.
• Kernkomponenten, Datenflüsse und Vertrauensbeziehungen von EASY Archive einordnen.
• Dokumentklassen, Metadaten, Versionen, Aufbewahrung und Suche fachlich bewerten.
• Cloud-, Hybrid- und On-Premises-Betriebsmodelle vergleichen.
• Ein belastbares Zielbild und einen sinnvollen Qualifizierungsweg für ein Einführungsprojekt ableiten.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Archivierung im Informationslebenszyklus

Schwerpunkt: Dokument, Datensatz, Version, Original, Metadaten, Aufbewahrung, Unveränderbarkeit, Nachweis, Zugriff und Löschung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Archivierung im Informationslebenszyklus“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokument, Datensatz, Version, Original, Metadaten, Aufbewahrung, Unveränderbarkeit, Nachweis, Zugriff und Löschung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein konsistentes Begriffs- und Lebenszyklusmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

2. Komponenten und Datenflüsse

Schwerpunkt: Webzugriff, Dienste, Repository, Datenbank, Speicher, Identitätsquelle, Importkanäle, Fachanwendungen und Protokollierung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Komponenten und Datenflüsse“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Webzugriff, Dienste, Repository, Datenbank, Speicher, Identitätsquelle, Importkanäle, Fachanwendungen und Protokollierung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine nachvollziehbare logische Systemarchitektur dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

3. Informationsmodell und Suche

Schwerpunkt: Dokumentklassen, Indexfelder, Volltext, Akten, Taxonomien, Status, Berechtigungen, Trefferlisten und Wiederauffindbarkeit.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Informationsmodell und Suche“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokumentklassen, Indexfelder, Volltext, Akten, Taxonomien, Status, Berechtigungen, Trefferlisten und Wiederauffindbarkeit modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine fachliche Entscheidungsmatrix für Ablage und Suche dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

4. Integrationen und Betriebsmodelle

Schwerpunkt: OData, CMIS, SAP, Microsoft, E-Mail, Cloud, Hybrid Connector, On-Premises, Netzwerk und Verantwortungsgrenzen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Integrationen und Betriebsmodelle“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von OData, CMIS, SAP, Microsoft, E-Mail, Cloud, Hybrid Connector, On-Premises, Netzwerk und Verantwortungsgrenzen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine Übersicht der relevanten Integrations- und Betriebsoptionen dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

5. Einführungsplanung und nächste Schritte

Schwerpunkt: Use Cases, Pilot, Migration, Compliance, Sicherheit, Betrieb, Abnahme, Rollen und vertiefende Seminare.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Einführungsplanung und nächste Schritte“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Use Cases, Pilot, Migration, Compliance, Sicherheit, Betrieb, Abnahme, Rollen und vertiefende Seminare modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen priorisierten Einführungs- und Qualifizierungsfahrplan dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Erstellung eines Kontextdiagramms für eine beispielhafte Archivlandschaft.
• Zuordnung typischer Dokumentarten zu Metadaten-, Such- und Aufbewahrungsanforderungen.
• Ableitung eines Pilotumfangs mit technischen und organisatorischen Abnahmekriterien.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Technische und fachliche Projektleitung, Systemarchitektur, DMS- und Archivteams, Informationssicherheit, Datenschutz, Fachbereiche und Betrieb.

Voraussetzungen: Grundverständnis von Dokumentenprozessen, Identitäten, Berechtigungen und IT-Betrieb; produktspezifische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, Praxisübungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe im Projekt oder Regelbetrieb wiederholbar bleiben.