Seminar EASY Archive for SAP Solutions – ArchiveLink, Retrieval und Dokumentzugriff

Das Seminar behandelt die Integration von EASY Archive in SAP-Dokumentprozesse mit ArchiveLink und Retrieval. Content Repositories, Dokumentarten, Business-Objekte, Ablage, Verknüpfung, Anzeige, Suche, Berechtigungen, Drucklisten, eingehende und ausgehende Dokumente, Monitoring und Fehleranalyse werden Ende zu Ende umgesetzt.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• SAP- und EASY-Komponenten, Datenflüsse und Verantwortungsgrenzen der Archivintegration einordnen.
• Content Repositories, Dokumentarten und ArchiveLink-Zuordnungen korrekt konfigurieren.
• Dokumente aus SAP-Prozessen ablegen, verknüpfen, anzeigen und wiederfinden.
• Retrieval, Berechtigungen, Performance und Benutzerunterstützung sicher gestalten.
• Monitoring, Tests, Fehlerdiagnose und Betriebsübergabe standardisieren.

Schrittweise Seminarinhalte

1. SAP-Archivarchitektur und Prozesslandkarte

Schwerpunkt: SAP-Systeme, EASY Archive, Content Server, Business-Objekte, Dokumentquellen, Benutzerzugriff, Netzwerk, Identitäten und Verantwortungen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „SAP-Archivarchitektur und Prozesslandkarte“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von SAP-Systeme, EASY Archive, Content Server, Business-Objekte, Dokumentquellen, Benutzerzugriff, Netzwerk, Identitäten und Verantwortungen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein vollständiges SAP-Archivkontextmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

2. Content Repositories und technische Verbindung

Schwerpunkt: Repository-Definition, HTTP oder HTTPS, Zertifikate, Kommunikationspfade, Speicherzuordnung, Statusprüfung, Mandanten und Hochverfügbarkeit.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Content Repositories und technische Verbindung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Repository-Definition, HTTP oder HTTPS, Zertifikate, Kommunikationspfade, Speicherzuordnung, Statusprüfung, Mandanten und Hochverfügbarkeit modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine getestete Repository- und Verbindungskonfiguration dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

3. Dokumentarten und ArchiveLink-Customizing

Schwerpunkt: SAP-Dokumentarten, Business-Objekte, Verknüpfungstabellen, Ablageszenarien, Barcodes, frühe und späte Archivierung sowie Namenskonventionen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Dokumentarten und ArchiveLink-Customizing“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von SAP-Dokumentarten, Business-Objekte, Verknüpfungstabellen, Ablageszenarien, Barcodes, frühe und späte Archivierung sowie Namenskonventionen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein konsistentes ArchiveLink-Customizing dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

4. Ausgehende Dokumente und Drucklisten

Schwerpunkt: Ausgabeprozesse, Spool, Drucklisten, Korrespondenz, Belegbezug, Metadaten, Ablagezeitpunkt, Fehlerfälle und Nachweis.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Ausgehende Dokumente und Drucklisten“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Ausgabeprozesse, Spool, Drucklisten, Korrespondenz, Belegbezug, Metadaten, Ablagezeitpunkt, Fehlerfälle und Nachweis modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen vollständigen Prozess für ausgehende SAP-Dokumente dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

5. Eingehende Dokumente und Verknüpfung

Schwerpunkt: Scan oder Import, Barcode, Business-Objekt-Zuordnung, Workflowbezug, Metadaten, Dubletten, Nachbearbeitung und Ausnahmen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Eingehende Dokumente und Verknüpfung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Scan oder Import, Barcode, Business-Objekt-Zuordnung, Workflowbezug, Metadaten, Dubletten, Nachbearbeitung und Ausnahmen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen kontrollierten Eingangsdokumentprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

6. Retrieval und Dokumentanzeige

Schwerpunkt: SAP-GUI- und Webzugriff, Anhänge, Dokumentlisten, Suche, Vorschau, Formatunterstützung, Caching, Berechtigungen und Benutzerfehler.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Retrieval und Dokumentanzeige“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von SAP-GUI- und Webzugriff, Anhänge, Dokumentlisten, Suche, Vorschau, Formatunterstützung, Caching, Berechtigungen und Benutzerfehler modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen getesteten Retrieval- und Anzeigeprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

7. Berechtigungen und Security

Schwerpunkt: SAP-Berechtigungen, EASY-Rechte, technische Benutzer, TLS, Zertifikate, Funktionstrennung, vertrauliche Belege, Protokollierung und Audit.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Berechtigungen und Security“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von SAP-Berechtigungen, EASY-Rechte, technische Benutzer, TLS, Zertifikate, Funktionstrennung, vertrauliche Belege, Protokollierung und Audit modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein durchgängiges Zugriffskontrollmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

8. Monitoring und Fehleranalyse

Schwerpunkt: Repository-Tests, HTTP-Status, Zertifikate, Verknüpfungen, Dokument-IDs, Metadaten, Anzeige, Performance, Logs, Warteschlangen und Eskalation.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Monitoring und Fehleranalyse“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Repository-Tests, HTTP-Status, Zertifikate, Verknüpfungen, Dokument-IDs, Metadaten, Anzeige, Performance, Logs, Warteschlangen und Eskalation modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen reproduzierbaren Diagnosebaum für SAP-Archivstörungen dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

9. Test, Abnahme und Betrieb

Schwerpunkt: Testfälle, Fachabnahme, Berechtigungsprüfung, Last, Wiederanlauf, Wartung, Änderungen, Runbooks, Support und Kontrollberichte.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Test, Abnahme und Betrieb“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Testfälle, Fachabnahme, Berechtigungsprüfung, Last, Wiederanlauf, Wartung, Änderungen, Runbooks, Support und Kontrollberichte modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine produktionsreife SAP-Archivintegration dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Aufbau eines Content Repository und einer ArchiveLink-Dokumentart im Labormodell.
• Durchspielen eines eingehenden und eines ausgehenden Dokumentprozesses.
• Analyse von Verknüpfungs-, Berechtigungs-, Zertifikats- und Retrievalfehlern.
• Erstellung eines SAP-Archiv-Abnahme- und Betriebsrunbooks.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: SAP-Basis, SAP-Archiv- und DMS-Verantwortliche, EASY-Archive-Administration, SAP-Fachberater, Security Engineering und technische Projektleitung.

Voraussetzungen: Solide SAP-Basis- und ArchiveLink-Grundkenntnisse sowie Verständnis von Dokumentenprozessen, HTTP beziehungsweise HTTPS und Berechtigungen.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, Praxisübungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe im Projekt oder Regelbetrieb wiederholbar bleiben.