Seminar EASY Archive – Exchange Online E-Mail-Archivierung

Das Seminar behandelt die zentrale Archivierung geschäftlicher E-Mails aus Exchange Online und vergleichbaren Exchange-Umgebungen. Journaling, Postfach- und Nachrichtenfluss, Metadaten, Anhänge, Volltext, Benutzerzugriff, Berechtigungen, Aufbewahrung, Datenschutz, Monitoring und Support werden zu einem kontrollierten E-Mail-Archivierungsprozess verbunden.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• E-Mail-Archivierungsziele, Quellen und Verantwortlichkeiten eindeutig definieren.
• Journaling- und Übertragungswege für Exchange Online sicher planen.
• Nachrichten, Anhänge, Metadaten, Volltext und Aufbewahrung konsistent konfigurieren.
• Benutzerzugriff, Suche, Berechtigungen und Datenschutz kontrollieren.
• Monitoring, Fehleranalyse und Betriebsübergabe in einem Runbook dokumentieren.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Anforderungen und Archivierungsmodell

Schwerpunkt: geschäftliche Kommunikation, Vollständigkeit, Postfächer, Verteiler, Funktionskonten, externe Nachrichten, Aufbewahrung, Datenschutz und Verantwortungen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Anforderungen und Archivierungsmodell“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von geschäftliche Kommunikation, Vollständigkeit, Postfächer, Verteiler, Funktionskonten, externe Nachrichten, Aufbewahrung, Datenschutz und Verantwortungen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein abgestimmtes E-Mail-Archivierungszielbild dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

2. Exchange- und Journaling-Architektur

Schwerpunkt: Exchange Online, Nachrichtenfluss, Journaling-Regeln, Journalpostfach, Übertragung, TLS, DNS, Konnektoren, Redundanz und Fehlerfälle.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Exchange- und Journaling-Architektur“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Exchange Online, Nachrichtenfluss, Journaling-Regeln, Journalpostfach, Übertragung, TLS, DNS, Konnektoren, Redundanz und Fehlerfälle modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein geprüftes Nachrichtenfluss- und Verbindungskonzept dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

3. Nachrichtenverarbeitung und Metadaten

Schwerpunkt: Header, Absender, Empfänger, Betreff, Zeit, Message-ID, Anhänge, Formate, Dubletten, Volltext und Indexierung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Nachrichtenverarbeitung und Metadaten“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Header, Absender, Empfänger, Betreff, Zeit, Message-ID, Anhänge, Formate, Dubletten, Volltext und Indexierung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen nachvollziehbaren Archivierungs- und Indexprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

4. Benutzerzugriff, Suche und Berechtigungen

Schwerpunkt: Outlook- und Webzugriff, Suchfelder, Volltext, Trefferlisten, Postfachbezug, Vertretung, vertrauliche Inhalte, Export und Audit.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Benutzerzugriff, Suche und Berechtigungen“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Outlook- und Webzugriff, Suchfelder, Volltext, Trefferlisten, Postfachbezug, Vertretung, vertrauliche Inhalte, Export und Audit modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein sicheres Benutzer- und Recherchekonzept dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

5. Aufbewahrung, Monitoring und Support

Schwerpunkt: Retention, Sperren, Löschung, Datenvolumen, Warteschlangen, Fehlerprotokolle, Stichproben, Incident, Wiederanlauf und Betriebsdokumentation.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Aufbewahrung, Monitoring und Support“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Retention, Sperren, Löschung, Datenvolumen, Warteschlangen, Fehlerprotokolle, Stichproben, Incident, Wiederanlauf und Betriebsdokumentation modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein einsatzfähiges Betriebs- und Kontrollrunbook dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Planung eines Journaling- und Übertragungswegs für eine Beispielorganisation.
• Entwurf von Such-, Berechtigungs- und Aufbewahrungsregeln für E-Mail-Daten.
• Analyse typischer Fehler bei Nachrichtenfluss, Anhängen und Indexierung.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Messaging- und Exchange-Administration, EASY-Archive-Betrieb, Informationssicherheit, Datenschutz, Records Management und technische Projektleitung.

Voraussetzungen: Grundkenntnisse in Exchange Online, E-Mail-Fluss, DNS, TLS und Archivierungsanforderungen.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, Praxisübungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe im Projekt oder Regelbetrieb wiederholbar bleiben.