Seminar EASY Archive – Archivschema, Dokumenttypen, Metadaten und Suche

Das Seminar vermittelt den systematischen Aufbau eines tragfähigen Informationsmodells in EASY Archive. Dokumenttypen, Metadaten, Validierungen, Akten, Taxonomien, Versionen, Volltext, Suchprofile, Trefferlisten, Berechtigungen und Datenqualität werden zu einer langfristig wartbaren Archivstruktur verbunden.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• Dokumentarten und Geschäftsobjekte in ein konsistentes Archivschema überführen.
• Metadaten, Pflichtfelder, Wertelisten und Validierungen wartbar gestalten.
• Akten-, Ordner-, Taxonomie- und Versionsmodelle passend zum Anwendungsfall auswählen.
• Volltext-, Metadaten- und kombinierte Suchen zielgruppengerecht konfigurieren.
• Datenqualität, Änderungen und Governance des Informationsmodells dauerhaft absichern.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Informationsanalyse und Dokumentinventar

Schwerpunkt: Dokumentquellen, Geschäftsobjekte, Varianten, Formate, Volumen, Nutzung, Schutzbedarf, Aufbewahrung und fachliche Verantwortungen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Informationsanalyse und Dokumentinventar“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokumentquellen, Geschäftsobjekte, Varianten, Formate, Volumen, Nutzung, Schutzbedarf, Aufbewahrung und fachliche Verantwortungen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein vollständiges Dokumentinventar mit Klassifikationskriterien dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

2. Dokumenttypen und Archivschema

Schwerpunkt: Klassen, Untertypen, Namenskonventionen, Zustände, Versionen, Beziehungen, Aktenkontext, Pflichtfelder und Wiederverwendung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Dokumenttypen und Archivschema“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Klassen, Untertypen, Namenskonventionen, Zustände, Versionen, Beziehungen, Aktenkontext, Pflichtfelder und Wiederverwendung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein konsistentes und erweiterbares Archivschema dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

3. Metadaten und Validierung

Schwerpunkt: Datentypen, Pflichtwerte, Formate, Wertelisten, Referenzen, Defaultwerte, Abhängigkeiten, Mehrsprachigkeit und Fehlerbehandlung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Metadaten und Validierung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Datentypen, Pflichtwerte, Formate, Wertelisten, Referenzen, Defaultwerte, Abhängigkeiten, Mehrsprachigkeit und Fehlerbehandlung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein qualitätsgesichertes Metadatenmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

4. Akten, Ordner und Taxonomien

Schwerpunkt: virtuelle Strukturen, Geschäftsobjekte, Hierarchien, Mehrfachzuordnung, Navigationspfade, Lebenszyklen und Berechtigungsvererbung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Akten, Ordner und Taxonomien“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von virtuelle Strukturen, Geschäftsobjekte, Hierarchien, Mehrfachzuordnung, Navigationspfade, Lebenszyklen und Berechtigungsvererbung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein nachvollziehbares Akten- und Navigationskonzept dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

5. Volltext und Indexierung

Schwerpunkt: Textgewinnung, unterstützte Formate, OCR-Bezug, Sprachen, Indexstatus, Aktualisierung, Ausschlüsse, Performance und Fehleranalyse.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Volltext und Indexierung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Textgewinnung, unterstützte Formate, OCR-Bezug, Sprachen, Indexstatus, Aktualisierung, Ausschlüsse, Performance und Fehleranalyse modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen kontrollierten Volltext- und Indexierungsprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

6. Suchprofile und Trefferlisten

Schwerpunkt: Metadatenabfragen, Volltext, Filter, Facetten, gespeicherte Suchen, Sortierung, Spalten, Vorschau, Export und Benutzergruppen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Suchprofile und Trefferlisten“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Metadatenabfragen, Volltext, Filter, Facetten, gespeicherte Suchen, Sortierung, Spalten, Vorschau, Export und Benutzergruppen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis zielgruppengerechte Such- und Ergebnisprofile dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

7. Governance und Schemaänderungen

Schwerpunkt: Versionierung des Modells, Auswirkungen, Migration, Rückwärtskompatibilität, Freigabe, Dokumentation, Qualitätskennzahlen und Review.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Governance und Schemaänderungen“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Versionierung des Modells, Auswirkungen, Migration, Rückwärtskompatibilität, Freigabe, Dokumentation, Qualitätskennzahlen und Review modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen nachhaltigen Governance- und Änderungsprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Modellierung eines Archivschemas für Verträge, Rechnungen und Personalunterlagen.
• Konfiguration von Metadaten, Wertelisten, Validierungen und Aktenbeziehungen.
• Entwurf und Test mehrerer Suchprofile mit Berechtigungs- und Performanceprüfung.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: DMS- und Archivadministration, Information Architecture, Records Management, Fachprozessverantwortliche, Key User und technische Projektteams.

Voraussetzungen: EASY-Archive-Grundkenntnisse sowie Verständnis der zu archivierenden Dokumentarten und Geschäftsprozesse.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, Praxisübungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe im Projekt oder Regelbetrieb wiederholbar bleiben.