Seminar DocuWare – Workflow Analytics, Power BI und Prozessoptimierung

Prozessdaten sind erst dann steuerungsrelevant, wenn Kennzahlen eindeutig definiert, Datenquellen nachvollziehbar und Maßnahmen überprüfbar sind. Das Seminar führt von der Workflowfrage bis zum belastbaren Dashboard.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Prozessfragen in eindeutige Kennzahlen und Dimensionen übersetzen
• Workflow- und Listendaten reproduzierbar bereitstellen
• Power-BI-Modelle und Dashboards für operative Steuerung aufbauen
• Engpässe erkennen, Maßnahmen priorisieren und Wirksamkeit nachweisen

Zielgruppe

Prozessmanagement, Controlling, Workflow Controller, Fachbereichsleitung, Power-BI-Entwicklung, Administratoren und Business Analysts.

Voraussetzungen

Sichere Bedienung von Workflows und Listen. Grundkenntnisse in Kennzahlen, CSV-Daten und Power BI sind hilfreich.

Seminarinhalte

1. Schritt 1: Steuerungsfragen präzisieren

   Zweck, Empfänger, Zeitraum, Prozess, Status, Rolle, Kennzahlformel, Zielwert und Aktualität werden vor der Datenbereitstellung festgelegt.

2. Schritt 2: Workflowdaten und Ereignisse verstehen

   Instanz, Aufgabe, Zuweisung, Entscheidung, Start, Abschluss, Liegezeit und Bearbeitungszeit werden fachlich voneinander abgegrenzt.

3. Schritt 3: Datenquellen auswählen

   Ergebnislisten, Aufgabenlisten, Workflow-Analytics-Daten und CSV-Exporte werden nach Inhalt, Berechtigung, Aktualität und technischer Verfügbarkeit bewertet.

4. Schritt 4: Datenqualität prüfen

   Fehlende Zeitpunkte, uneinheitliche Statuswerte, Testinstanzen, Mehrfachzuweisungen und abgebrochene Vorgänge werden erkannt und dokumentiert.

5. Schritt 5: Power-BI-Verbindung aufbauen

   Datenquelle, Anmeldekontext, Aktualisierung, Parameter und Berechtigung werden eingerichtet und mit einem kontrollierten Datenabruf getestet.

6. Schritt 6: Datenmodell entwickeln

   Prozess-, Aufgaben-, Benutzer-, Zeit- und Dokumentdimensionen werden verbunden. Eindeutige Schlüssel und Granularität verhindern Doppelzählungen.

7. Schritt 7: Kennzahlen berechnen

   Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit, Liegezeit, offene Aufgaben, Rückfragequote, Ablehnungsquote, Fristüberschreitung und Bestandsentwicklung werden definiert.

8. Schritt 8: Dashboard gestalten

   Übersicht, Trend, Engpass, Drilldown, Filter und Datenstand werden so dargestellt, dass Entscheidungen ohne Fehlinterpretation möglich sind.

9. Schritt 9: Maßnahmen ableiten

   Ursachen, betroffene Rollen, Prozessschritt, Volumen und erwarteter Nutzen werden priorisiert. Änderungen erhalten Verantwortliche und Termin.

10. Schritt 10: Wirksamkeit kontrollieren

    Vorher-Nachher-Vergleich, Kontrollzeitraum, Nebeneffekt und erneute Messung werden in einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus aufgenommen.

Praxisübungen

• Definition eines Kennzahlenkatalogs für einen Freigabeprozess
• Bereitstellung und Qualitätsprüfung eines Workflowdatensatzes
• Aufbau eines Power-BI-Datenmodells mit Zeit- und Prozessdimension
• Erstellung eines Dashboards und Ableitung einer Verbesserungsmaßnahme

Methodik

Fachliche Einordnung, strukturierte Demonstrationen, schrittweise Konfiguration, praktische Übungen in einer Schulungsumgebung, kontrollierte Fehlerfälle und gemeinsame Auswertung der Arbeitsergebnisse.