Seminar DocuWare – Administration Grundlagen

Die Grundlagenschulung vermittelt das administrative Fundament für einen stabilen Betrieb. Im Mittelpunkt stehen Organisationsstruktur, Archive, Dialoge, Benutzer, Rollen, Dokumentablagen, Indexierungshilfen und die tägliche Anwendungsbetreuung.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Die zentralen Administrationsbereiche und Zuständigkeiten sicher einordnen
• Archive, Felder, Ablage- und Suchdialoge zweckmäßig konfigurieren
• Benutzer, Rollen, Profile, Lizenzen und Funktionsrechte korrekt zuweisen
• Dokumentablagen, Stempel, Auswahllisten und Desktop Apps betriebsbereit einrichten

Zielgruppe

Künftige Administratoren, Key-User, interne IT, Anwendungsbetreuung und Projektmitarbeitende mit Konfigurationsaufgaben.

Voraussetzungen

Grundlegendes technisches Verständnis und erste Erfahrung als Anwender. Administrative Rechte in einer Schulungsumgebung sind erforderlich.

Seminarinhalte

1. Schritt 1: Systemaufbau und Administrationswege einordnen

   Organisation, Web Client, Konfiguration, Desktop Apps sowie Cloud- und On-Premises-Zuständigkeiten werden voneinander abgegrenzt.

2. Schritt 2: Archivmodell planen

   Dokumentarten, Indexfelder, Feldtypen, Pflichtangaben, Mehrfachwerte und Tabellenfelder werden aus einem fachlichen Ablageplan abgeleitet.

3. Schritt 3: Dialoge und Ergebnislisten konfigurieren

   Ablage-, Such- und Indexdialoge sowie Ergebnislisten und Ordnerstrukturen werden rollenbezogen aufgebaut und auf reale Arbeitsschritte reduziert.

4. Schritt 4: Benutzer und Berechtigungen strukturieren

   Benutzer, Gruppen, Rollen, Funktionsprofile und Archivprofile werden nach Aufgaben statt nach Einzelpersonen angelegt und mit Testkonten geprüft.

5. Schritt 5: Dokumentablagen und Stempel bereitstellen

   Persönliche und gemeinsame Dokumentablagen werden eingerichtet. Stempel unterstützen Statuskennzeichnung, Indexänderung und nachvollziehbare Bearbeitung.

6. Schritt 6: Indexierungshilfen einsetzen

   Auswahllisten, Feldmasken, Standardwerte und einfache Indexierungshilfen werden konfiguriert. Pflegeverantwortung und Datenqualität werden festgelegt.

7. Schritt 7: Desktop Apps anbinden

   Organisation, Verbindung und grundlegende Scan-, Import- und Office-Funktionen werden eingerichtet. Typische Verbindungs- und Rechtefehler werden geprüft.

8. Schritt 8: Tägliche Betreuung organisieren

   Anwenderfragen, Berechtigungsänderungen, einfache Historien, Dokumenttests und Konfigurationsdokumentation werden in einen wiederholbaren Supportablauf überführt.

Praxisübungen

• Anlegen eines Archivs mit Feldern, Dialogen und Ergebnisliste
• Erstellen einer rollenbasierten Rechteverteilung mit Testbenutzern
• Konfiguration einer Dokumentablage, einer Auswahlliste und eines Stempels
• Durchführung eines vollständigen Ablage-, Such- und Berechtigungstests

Methodik

Fachliche Einordnung, strukturierte Demonstrationen, schrittweise Konfiguration, praktische Übungen in einer Schulungsumgebung, kontrollierte Fehlerfälle und gemeinsame Auswertung der Arbeitsergebnisse.