Seminar Comarch DMS – Robotisierung, Benachrichtigungen und Eskalationen

Das Seminar zeigt, wie manuelle Routinearbeit durch kontrollierte Automatisierung reduziert wird. Besonderes Gewicht liegt auf eindeutigen Auslösern, wiederholbarer Verarbeitung, dosierter Kommunikation und transparenten Fehlerwegen.

Nach dem Seminar können geeignete Automatisierungsszenarien ausgewählt, robotisierte Schritte konzipiert, Benachrichtigungs- und Eskalationsregeln aufgebaut und der laufende Betrieb überwacht werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Automatisierungspotenziale erkennen
3. Auslöser und robotisierte Schritte
4. Benachrichtigungen gestalten
5. Fristen, Erinnerungen und Eskalationen
6. Warteschlangen und Fehlerbehandlung
7. Test, Monitoring und Optimierung
8. Zielgruppe und Voraussetzungen
9. Praxisübungen

Seminarprofil

Das Format ist auf 2 Seminartage mit systematischer Demonstration, geführten Konfigurationsschritten und praxisnahen Übungen ausgelegt. Die Inhalte werden an einem durchgängigen Beispielszenario erarbeitet, damit fachliche und technische Abhängigkeiten nachvollziehbar bleiben.

Automatisierungspotenziale erkennen

1. Schritt 1: Wiederkehrende, regelbasierte und ausreichend stabile Tätigkeiten in bestehenden Prozessen identifizieren.
2. Schritt 2: Nutzen, Häufigkeit, Fehleranfälligkeit, Risiko und Ausnahmequote je Kandidat bewerten.
3. Schritt 3: Vollautomatische, teilautomatische und unterstützende Varianten klar voneinander abgrenzen.

Auslöser und robotisierte Schritte

1. Schritt 1: Zeitpunkt, Statuswechsel, Feldänderung oder externes Ereignis als eindeutigen Auslöser definieren.
2. Schritt 2: Prüfen, zuweisen, aktualisieren, erzeugen und weiterleiten als kleine, kontrollierbare Schritte gestalten.
3. Schritt 3: Wiederholte Ausführung ohne doppelte Ergebnisse durch Status- und Schlüsselprüfungen absichern.

Benachrichtigungen gestalten

1. Schritt 1: Empfänger, Anlass, Kanal, Inhalt und notwendige Kontextinformationen pro Nachricht festlegen.
2. Schritt 2: Benachrichtigungen nach Rolle und Dringlichkeit bündeln, um unnötige Nachrichtenflut zu vermeiden.
3. Schritt 3: Vertrauliche Informationen in Betreff, Nachrichtentext und mobilen Vorschauen angemessen begrenzen.

Fristen, Erinnerungen und Eskalationen

1. Schritt 1: Fristbeginn, Arbeitskalender, Unterbrechung und Fälligkeit fachlich eindeutig definieren.
2. Schritt 2: Erinnerungsstufen, Vertretung und Eskalation an Rolle oder Führungsebene konfigurieren.
3. Schritt 3: Erledigung, Rückfrage, Abwesenheit und technische Verzögerung als Fristsonderfälle behandeln.

Warteschlangen und Fehlerbehandlung

1. Schritt 1: Automatisierte Aufgaben mit Status, Versuchszahl und eindeutiger Vorgangsreferenz überwachen.
2. Schritt 2: Temporäre und dauerhafte Fehler unterscheiden und passende Wiederholungsregeln festlegen.
3. Schritt 3: Quarantäne, manuelle Korrektur und kontrollierte Wiederaufnahme ohne Doppelverarbeitung durchführen.

Test, Monitoring und Optimierung

1. Schritt 1: Normal-, Ausnahme-, Wiederholungs-, Berechtigungs- und Lastfälle vor Aktivierung testen.
2. Schritt 2: Erfolgsquote, Laufzeit, Rückstau, Eskalationsmenge und manuelle Nacharbeit als Kennzahlen verwenden.
3. Schritt 3: Regeln versionieren, Änderungen freigeben und Automatisierungen bei Störungen geordnet deaktivieren.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Teilnehmende: DMS-Administration, Key-User, Prozessmanagement, technische Anwendungsbetreuung, Entwicklung und Automatisierungsverantwortliche.

Voraussetzungen: Gute Kenntnisse von Comarch-DMS-Workflows und Statusmodellen; für erweiterte Regeln sind Grundkenntnisse technischer Logik hilfreich.

Praxisübungen

• Einen manuellen Routineteil in einen robotisierten Ablauf überführen.
• Eine mehrstufige Erinnerungs- und Eskalationslogik konfigurieren.
• Fehler, Wiederholung, Quarantäne und kontrollierte Nachverarbeitung praktisch testen.