Seminar Comarch DMS – Repository und digitales Archiv

Das Seminar behandelt das Repository als kontrollierten Informationsbestand und nicht als bloßes Dateiverzeichnis. Ablagestruktur, Dokumentklassen, Metadaten, Versionierung und Lebenszyklus werden so verbunden, dass Dokumente zuverlässig gefunden, geschützt und weiterverwendet werden können.

Nach dem Seminar können Repository-Strukturen geplant, Dokumente qualitätsgesichert übernommen, Berechtigungen geprüft und Aufbewahrungs- sowie Migrationsprozesse vorbereitet werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Informationsarchitektur und Ablageplan
3. Dokumentaufnahme und Metadatenqualität
4. Versionierung und Zusammenarbeit
5. Berechtigungen und sichere Bereitstellung
6. Suche, Aktenbezug und Wiederverwendung
7. Aufbewahrung, Löschung und Migration
8. Zielgruppe und Voraussetzungen
9. Praxisübungen

Seminarprofil

Das Format ist auf 2 Seminartage mit systematischer Demonstration, geführten Konfigurationsschritten und praxisnahen Übungen ausgelegt. Die Inhalte werden an einem durchgängigen Beispielszenario erarbeitet, damit fachliche und technische Abhängigkeiten nachvollziehbar bleiben.

Informationsarchitektur und Ablageplan

1. Schritt 1: Dokumentarten, fachliche Kontexte, Aktenbezüge und typische Suchwege erfassen.
2. Schritt 2: Ordner, Klassen, Kategorien und Metadaten zu einer verständlichen Ablagestruktur verbinden.
3. Schritt 3: Namens-, Nummern- und Zuordnungsregeln für einheitliche Bestände festlegen.

Dokumentaufnahme und Metadatenqualität

1. Schritt 1: Upload, Workflowübergabe, Scan und Bestandsimport als unterschiedliche Aufnahmewege einordnen.
2. Schritt 2: Pflichtmetadaten, Standardwerte, Auswahllisten und Referenzen zur Qualitätssicherung verwenden.
3. Schritt 3: Dubletten, unvollständige Datensätze und falsch klassifizierte Dokumente kontrolliert behandeln.

Versionierung und Zusammenarbeit

1. Schritt 1: Neue Version, Revision, Kopie und Variante fachlich voneinander unterscheiden.
2. Schritt 2: Check-in, Check-out, Bearbeitungssperre und Freigabestatus für gemeinsame Arbeit einsetzen.
3. Schritt 3: Kommentare, Verknüpfungen und nachvollziehbare Änderungshistorien in den Arbeitsablauf integrieren.

Berechtigungen und sichere Bereitstellung

1. Schritt 1: Lese-, Bearbeitungs-, Download-, Freigabe- und Verwaltungsrechte rollenbezogen vergeben.
2. Schritt 2: Vererbung, vertrauliche Bereiche und projektbezogene Ausnahmen mit Testkonten prüfen.
3. Schritt 3: Externe Bereitstellung, Export und mobile Nutzung mit zeitlichen und organisatorischen Kontrollen absichern.

Suche, Aktenbezug und Wiederverwendung

1. Schritt 1: Volltext-, Metadaten- und kombinierte Suchen für unterschiedliche Rollen konfigurieren.
2. Schritt 2: Dokumente mit Vorgängen, Geschäftspartnern, Verträgen oder anderen Fachobjekten verknüpfen.
3. Schritt 3: Gespeicherte Suchprofile und strukturierte Ergebnislisten für wiederkehrende Aufgaben erstellen.

Aufbewahrung, Löschung und Migration

1. Schritt 1: Aufbewahrungsbeginn, Frist, Sperre und zulässige Löschung je Dokumentklasse festlegen.
2. Schritt 2: Bestandsübernahmen mit Mapping, Qualitätskontrolle, Protokoll und fachlicher Abnahme planen.
3. Schritt 3: Langfristige Lesbarkeit, Dateiformate, Speicherwechsel und kontrollierte Aussonderung berücksichtigen.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Teilnehmende: Dokumentenmanagement, Archivverantwortliche, Key-User, DMS-Administration, Fachbereiche, Qualitätsmanagement, Datenschutz und Projektteams.

Voraussetzungen: Grundkenntnisse der Comarch-DMS-Bedienung sowie ein Überblick über vorhandene Dokumentarten, Ablagen und Aufbewahrungsanforderungen.

Praxisübungen

• Einen Ablageplan mit Dokumentklassen und Metadaten für ein Fallbeispiel erstellen.
• Versionierung, Rechte und gespeicherte Suche praktisch konfigurieren.
• Einen Import- und Aufbewahrungsplan mit Qualitäts- und Abnahmekriterien ausarbeiten.