Seminar Comarch DMS – Prozessdesign für Rechnungen, Verträge und Korrespondenz

Das Seminar konzentriert sich auf die fachliche Prozessgestaltung vor und während der Umsetzung in Comarch DMS. Drei typische Dokumentfamilien zeigen, wie unterschiedliche Fristen, Prüfungen, Verantwortlichkeiten und Lebenszyklen in klaren Modellen abgebildet werden.

Nach dem Seminar können Dokumentprozesse strukturiert erhoben, Varianten reduziert, Anforderungen priorisiert und als belastbare Grundlage für Workflowkonfiguration und Einführung dokumentiert werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Prozessaufnahme und Abgrenzung
3. Gemeinsame Designprinzipien
4. Rechnungsprozesse gestalten
5. Vertragsprozesse gestalten
6. Korrespondenz und allgemeine Vorgänge
7. Validierung, Einführung und Verbesserung
8. Zielgruppe und Voraussetzungen
9. Praxisübungen

Seminarprofil

Das Format ist auf 2 Seminartage mit systematischer Demonstration, geführten Konfigurationsschritten und praxisnahen Übungen ausgelegt. Die Inhalte werden an einem durchgängigen Beispielszenario erarbeitet, damit fachliche und technische Abhängigkeiten nachvollziehbar bleiben.

Prozessaufnahme und Abgrenzung

1. Schritt 1: Start, Ende, Zweck, Umfang, Beteiligte und Prozessauslöser je Dokumentfamilie festlegen.
2. Schritt 2: Ist-Ablauf, Medienbrüche, Liegezeiten, Rückfragen und Risiken mit konkreten Beispielen erfassen.
3. Schritt 3: Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen priorisieren und außerhalb des Prozesses liegende Themen abgrenzen.

Gemeinsame Designprinzipien

1. Schritt 1: Rollen, Zuständigkeiten, Vier-Augen-Prinzip, Vertretung und Eskalation einheitlich definieren.
2. Schritt 2: Metadaten, Dokumentstatus, Versionen, Kommentare und Nachweise auf das notwendige Maß begrenzen.
3. Schritt 3: Normalweg, fachliche Ausnahme und technische Störung getrennt modellieren.

Rechnungsprozesse gestalten

1. Schritt 1: Eingang, Duplikatprüfung, formale Prüfung, Kontierung, sachliche Freigabe und Übergabe strukturieren.
2. Schritt 2: Betragsgrenzen, Bestellbezug, Kostenaufteilung, Skonto und Zahlungsfristen berücksichtigen.
3. Schritt 3: Abweichung, Gutschrift, Storno und Rückfrage als kontrollierte Varianten ausarbeiten.

Vertragsprozesse gestalten

1. Schritt 1: Anforderung, Entwurf, Prüfung, Verhandlung, Freigabe, Unterzeichnung und Ablage als Lebenszyklus abbilden.
2. Schritt 2: Vertragspartner, Laufzeit, Kündigung, Fristen, Verantwortliche und Risiken als Metadaten definieren.
3. Schritt 3: Änderung, Nachtrag, Verlängerung und Beendigung mit Version und Bezug zum Hauptvertrag steuern.

Korrespondenz und allgemeine Vorgänge

1. Schritt 1: Eingang, Klassifikation, Zuständigkeit, Antwort, Versand und Nachweis für Schriftverkehr festlegen.
2. Schritt 2: Fristgebundene, vertrauliche und massenhafte Korrespondenz durch passende Varianten behandeln.
3. Schritt 3: Vorlagen, Textbausteine, elektronische Zustellung und Ablage in den Gesamtprozess einordnen.

Validierung, Einführung und Verbesserung

1. Schritt 1: Prozessmodelle mit Fachfällen, Ausnahmen, Mengen und Rollen auf Vollständigkeit prüfen.
2. Schritt 2: Abnahmekriterien, Pilotumfang, Schulung und Umstellungsregeln vor der technischen Umsetzung festlegen.
3. Schritt 3: Durchlaufzeit, Rückfragen, Fristtreue und Fehlerquote als Verbesserungskennzahlen etablieren.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Teilnehmende: Prozessmanagement, Fachbereiche, Rechnungswesen, Einkauf, Recht, Verwaltung, Key-User, Qualitätsmanagement und Projektleitung.

Voraussetzungen: Kenntnis der eigenen Geschäftsprozesse; grundlegende Bedienkenntnisse in Comarch DMS sind hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich.

Praxisübungen

• Einen Ist-Prozess in ein klar abgegrenztes Soll-Modell überführen.
• Je einen Rechnungs-, Vertrags- und Korrespondenzfall mit Rollen und Ausnahmen modellieren.
• Abnahmekriterien und Kennzahlen für die spätere Workfloweinführung festlegen.