Seminar ELO ECM Suite – Metadaten, Masken, Felder und Ablagestrukturen

Metadaten entscheiden über Auffindbarkeit, Automatisierung und langfristige Nutzbarkeit eines Repositorys. Das Seminar entwickelt ein belastbares Informationsmodell aus Dokumentarten, Masken, Feldvorlagen, Aspekten, Beziehungen, Stichwortlisten, Ablagedefinitionen und Berechtigungen.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Dokumentarten und fachliche Informationsobjekte konsistent modellieren
• Masken der ersten und zweiten Generation angemessen einsetzen
• Felder, Beziehungen, Kardinalitäten und kontrollierte Werte korrekt konfigurieren
• Ablage, Suche, Berechtigung und Migration gemeinsam berücksichtigen

Zielgruppe

ELO Administration, Informationsarchitektur, Fachadministration, Prozessmanagement und Solution Design.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse zu ELO Repository, Suche und Berechtigungen.

Seminarinhalte

Die folgenden Arbeitsschritte werden nacheinander vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Schritt 1: Informationsobjekte und Dokumentarten analysieren

1. Geschäftsobjekte, Dokumentklassen und Lebenszyklen erfassen
2. gemeinsame und spezifische Merkmale trennen
3. Eigentümer, Pflichtangaben und Qualitätsregeln festlegen

Schritt 2: Repository- und Ablagestruktur entwerfen

1. Akten-, Vorgangs- und thematische Strukturen vergleichen
2. stabile Ablagekriterien und variable Sichten unterscheiden
3. Tiefe, Benennung und Abschlussregeln begrenzen

Schritt 3: Maskenkonzept planen

1. Masken der ersten und zweiten Generation nach Einsatzfall einordnen
2. Zahl und Zweck der Masken begrenzen
3. Wiederverwendung und spätere Erweiterung berücksichtigen

Schritt 4: Feldvorlagen und Datentypen definieren

1. Text, Zahl, Datum, Auswahl und weitere Typen passend wählen
2. technische Kennung, Beschriftung und Suchverhalten standardisieren
3. Pflicht, Standardwert und Mehrfachwert bewusst festlegen

Schritt 5: Aspekte und Beziehungen modellieren

1. wiederverwendbare Aspekte für Gen.-2-Metadaten entwickeln
2. Beziehungen zwischen Informationsobjekten abbilden
3. Kardinalität und Löschwirkung fachlich prüfen

Schritt 6: Stichwortlisten und kontrollierte Werte pflegen

1. statische und dynamische Wertelisten unterscheiden
2. Eigentümer, Freigabe und Änderungsverfahren festlegen
3. veraltete, doppelte oder missverständliche Werte bereinigen

Schritt 7: Formular und Benutzerführung gestalten

1. Felder logisch gruppieren und verständlich beschriften
2. Rollen, Sichtbarkeit und Bearbeitungsrechte berücksichtigen
3. Validierung und Hilfetexte zur Fehlervermeidung einsetzen

Schritt 8: Ablagedefinition und Automatisierung anbinden

1. Zielstruktur aus Metadaten kontrolliert ableiten
2. eindeutige Pfade und Konfliktregeln festlegen
3. Ablage mit repräsentativen und fehlerhaften Daten testen

Schritt 9: Suche, Index und Performance prüfen

1. suchrelevante Felder und Kontextwerte bestimmen
2. hoch variable Felder und unnötige Masken vermeiden
3. Trefferqualität und Ressourcenwirkung mit Tests bewerten

Schritt 10: Änderung und Migration organisieren

1. Versionen, Abhängigkeiten und Bestandsdaten erfassen
2. Mapping, Bereinigung und Rückfall für Migration planen
3. Informationsmodell dokumentieren und durch Governance fortschreiben

Praxisübungen

• Entwurf eines Informationsmodells für Akte, Vorgang und Dokument
• Konfiguration einer Maske mit Feldvorlagen, Auswahlwerten und Beziehung
• Aufbau und Test einer regelbasierten Ablagestruktur
• Planung einer kontrollierten Metadatenmigration

Methodik

Trainerinput, Demonstrationen, geführte Konfiguration, praktische Übungen am System, Prüflisten, Fehleranalysen und gemeinsame Auswertung. Jeder Arbeitsschritt wird an einer Übungsumgebung nachvollzogen und mit einem prüfbaren Arbeitsstand abgeschlossen.