Seminar ELO ECM Suite – ELO for Microsoft 365 und Teams

Die Verbindung von ELO mit Microsoft 365 soll Dokumente und Zusammenarbeit ergänzen, ohne Ablage, Berechtigungen und Versionen zu verwischen. Das Seminar ordnet Office-Onlinebearbeitung, Outlook, OneDrive, Teams, SharePoint und Synchronisation in klare Nutzungsszenarien und Betriebsregeln ein.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Integrationsbausteine nach fachlichem Einsatzfall auswählen
• Office-Dokumente und E-Mails medienbrucharm mit ELO verarbeiten
• Identität, Berechtigung und Versionierung systemübergreifend kontrollieren
• Betrieb, Support und Governance der Microsoft-Integration standardisieren

Zielgruppe

Anwendende mit Microsoft-365-Arbeitsplatz, Key-User, ELO Administration, Microsoft-365-Administration und Collaboration-Verantwortliche.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse in ELO Dokumentenmanagement und Microsoft 365; für Administrationsübungen entsprechende Testzugänge.

Seminarinhalte

Die folgenden Arbeitsschritte werden nacheinander vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Schritt 1: Integrationslandschaft aufnehmen

1. Office, Outlook, Teams, OneDrive und SharePoint nach Nutzungsszenario abgrenzen
2. vorhandene ELO Clients, Add-ons und Dienste erfassen
3. Identitäts-, Netzwerk- und Lizenzabhängigkeiten dokumentieren

Schritt 2: Office-Dokumente mit ELO bearbeiten

1. Öffnen, Auschecken, Onlinebearbeitung und gemeinsames Bearbeiten unterscheiden
2. Dokumentstatus und Versionen während der Bearbeitung kontrollieren
3. Konflikt- und Rückfallverfahren festlegen

Schritt 3: E-Mail-Prozesse integrieren

1. Nachrichten und Anhänge aus Outlook fachgerecht ablegen
2. Metadaten und Geschäftskontext übernehmen
3. Dubletten, Konversationen und Aufbewahrung berücksichtigen

Schritt 4: OneDrive für Bearbeitung verwenden

1. Check-out nach OneDrive und Rückgabe nach ELO nachvollziehen
2. gemeinsame und alleinige Bearbeitung abgrenzen
3. Sperren, Synchronisationszustand und lokale Kopien kontrollieren

Schritt 5: Teams-Szenarien gestalten

1. Dokumentzugriff und Prozessinformationen in Teams einordnen
2. ELO Bot und weitere Integrationsbausteine nach Bedarf zuordnen
3. Berechtigungs- und Freigabegrenzen sichtbar halten

Schritt 6: SharePoint und ELO Sync einsetzen

1. führendes System und Synchronisationsrichtung festlegen
2. ein- und zweiseitige Synchronisation fachlich bewerten
3. Konflikte, Löschung, Versionierung und Fehlerwiederholung regeln

Schritt 7: Identität und Sicherheit abstimmen

1. Single Sign-on und App-Registrierungen einordnen
2. Berechtigungen zwischen ELO und Microsoft-Diensten vergleichen
3. technische Konten, Geheimnisse und Protokollierung absichern

Schritt 8: Betrieb und Support standardisieren

1. Verfügbarkeit der beteiligten Dienste überwachen
2. Fehler nach Client, Microsoft-Dienst, Netzwerk und ELO-Komponente trennen
3. Supportmatrix, Testfälle und Updateverfahren dokumentieren

Praxisübungen

• Bearbeitung eines ELO Dokuments mit Office Online und Versionsprüfung
• Ablage eines E-Mail-Vorgangs mit vollständigen Metadaten
• Entwurf einer Teams- und OneDrive-Nutzungsrichtlinie
• Planung einer kontrollierten Synchronisation mit Konfliktregeln

Methodik

Trainerinput, Demonstrationen, geführte Konfiguration, praktische Übungen am System, Prüflisten, Fehleranalysen und gemeinsame Auswertung. Jeder Arbeitsschritt wird an einer Übungsumgebung nachvollzogen und mit einem prüfbaren Arbeitsstand abgeschlossen.