Seminar ADONIS Process Portal und rollenbasierte Prozesskommunikation

Ein Portal ist nur dann erfolgreich, wenn Mitarbeitende relevante Inhalte schnell finden, verstehen und als verlässlich wahrnehmen. Das Seminar beginnt deshalb mit konkreten Nutzeraufgaben und nicht mit der bloßen Veröffentlichung vorhandener Modelle.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Seminarinhalte
• Freigegebene Inhalte für das Portal vorbereiten
• Navigation und Suche aus Lesersicht gestalten
• Rollenbasierten Zugriff konfigurieren
• Feedback und Rückkanal steuern
• Portalbetrieb und Nutzung messen
• Praxisübungen
• Voraussetzungen

Zielsetzung

Nach Abschluss können Portalinhalt und Zugriff vorbereitet, Navigation und Suche getestet sowie Feedback- und Pflegeprozesse organisiert werden.

Zielgruppe

Portalverantwortung, Prozesskommunikation, Prozessmanagement, Intranet-Teams, Qualitätsmanagement und ADONIS-Administration.

Seminarinhalte

Die Inhalte werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Modellierung, Prüfung und dokumentierter Anwendung bearbeitet.

Kapitel 1: Freigegebene Inhalte für das Portal vorbereiten

1. Schritt 1: Geeignete Prozessmodelle, Dokumente, Rollen, Systeme und Kontextinformationen nach Freigabestatus auswählen.
2. Schritt 2: Startpunkte, Navigationslogik, Gültigkeit und Verantwortlichkeit für die Veröffentlichung festlegen.
3. Schritt 3: Nicht freigegebene, veraltete oder schutzbedürftige Inhalte vor der Bereitstellung ausschließen.

Kapitel 2: Navigation und Suche aus Lesersicht gestalten

1. Schritt 1: Prozesslandkarten, Suchbegriffe, Filter und kontextbezogene Verknüpfungen für typische Nutzerfragen ausrichten.
2. Schritt 2: Rollenbezogene Wege zu Prozessen, Arbeitsanweisungen und Verantwortungen mit realistischen Aufgaben testen.
3. Schritt 3: Unverständliche Begriffe, Sackgassen und unnötige Navigationsebenen anhand der Tests korrigieren.

Kapitel 3: Rollenbasierten Zugriff konfigurieren

1. Schritt 1: Lesergruppen, organisatorische Rollen, Sichtbarkeitsregeln und Berechtigungsgrenzen festlegen.
2. Schritt 2: Positiv- und Negativtests für verschiedene Rollen durchführen und unbeabsichtigte Offenlegung ausschließen.
3. Schritt 3: Änderungen an Rollen und Inhalten in einen geregelten Freigabe- und Rezertifizierungsprozess einbinden.

Kapitel 4: Feedback und Rückkanal steuern

1. Schritt 1: Zulässige Rückmeldungen, verantwortliche Bearbeitung, Reaktionsfrist und Eskalation definieren.
2. Schritt 2: Feedback einem Prozess, Modell oder konkreten Element eindeutig zuordnen und Bearbeitungsstatus pflegen.
3. Schritt 3: Erledigte Hinweise dokumentieren und relevante Änderungen durch den regulären Freigabeprozess führen.

Kapitel 5: Portalbetrieb und Nutzung messen

1. Schritt 1: Inhaltspflege, Verantwortlichkeit, Support, Störungsbehandlung und regelmäßige Aktualitätsprüfung organisieren.
2. Schritt 2: Nutzungsfragen, Sucherfolg, Rückmeldungen und veraltete Inhalte als Steuerungsgrößen beobachten.
3. Schritt 3: Verbesserungsmaßnahmen für Auffindbarkeit, Verständlichkeit und Akzeptanz priorisieren.

Praxisübungen

• Definition einer rollenbezogenen Portalstruktur.
• Zugriffstest mit mehreren Leserrollen.
• Durchführung eines Nutzerwegs von der Prozesslandkarte bis zur Arbeitsanweisung.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse zu Freigabe und Veröffentlichung in ADONIS. Verfügbarkeit des Process Portal in der eingesetzten Umgebung.