Seminar ADONIS Intensivseminar Prozessmanagement, Compliance und Rollout

Im Mittelpunkt steht die Frage, wie aus Modellen verbindliches, geprüftes und genutztes Prozesswissen entsteht. Compliance, Kommunikation, Datenanalyse und Einführung werden deshalb nicht als Einzelthemen, sondern als zusammenhängendes Betriebsmodell behandelt.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Seminarinhalte
• Prozessgovernance und Rollenmodell festlegen
• RACI-Verantwortung in Prozessen zuweisen
• Kollaborationsprozess standardisieren
• Prozessrisiken erfassen und bewerten
• Verarbeitungstätigkeiten strukturiert erfassen
• Varianten und Konformität analysieren
• KI-Ergebnisse fachlich prüfen
• SOP-Struktur und Geltungsbereich festlegen
• Rollenbasierten Zugriff konfigurieren
• Einführungs- und Rolloutstrategie entwickeln
• Einführung steuern und verstetigen
• Praxisübungen
• Voraussetzungen

Zielsetzung

Nach Abschluss kann ein fachlicher Rollout geplant werden, der Prozessrollen, Kontrollen, Datenschutz, datenbasierte Verbesserung, verständliche Arbeitsanweisungen und rollenbezogene Veröffentlichung integriert.

Zielgruppe

BPM-Leitung, Compliance, Datenschutz, interne Revision, Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung, Change- und Rolloutverantwortung.

Seminarinhalte

Die Inhalte werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Modellierung, Prüfung und dokumentierter Anwendung bearbeitet.

Kapitel 1: Prozessgovernance und Rollenmodell festlegen

1. Schritt 1: Aufgaben von Prozesseigentum, Modellierung, Freigabe, Qualitätssicherung, Administration und Leseberechtigung trennen.
2. Schritt 2: Verbindliche Status, Pflegezyklen, Eskalationswege und Mindestinformationen für Prozessobjekte festlegen.
3. Schritt 3: Eine Governance-Matrix erstellen, die Verantwortlichkeit, Entscheidungskompetenz und Nachweispflicht eindeutig zuordnet.

Kapitel 2: RACI-Verantwortung in Prozessen zuweisen

1. Schritt 1: Responsible, Accountable, Consulted und Informed pro Aufgabe nach klaren Regeln verwenden.
2. Schritt 2: Mehrfachzuweisungen, fehlende Gesamtverantwortung und unklare Mitwirkung systematisch erkennen.
3. Schritt 3: RACI-Zuordnung mit Pools, Lanes und Prozessverantwortung konsistent abstimmen.

Kapitel 3: Kollaborationsprozess standardisieren

1. Schritt 1: Entwurf, Review, Korrektur, Freigabe, Veröffentlichung und Rückmeldung als verbindlichen Ablauf definieren.
2. Schritt 2: Rollen, Bearbeitungsfristen, Benachrichtigungen und Eskalationspunkte in einer Reviewvereinbarung festhalten.
3. Schritt 3: Den Ablauf mit einem Musterprozess durchspielen und Medienbrüche oder unklare Zuständigkeiten beseitigen.

Kapitel 4: Prozessrisiken erfassen und bewerten

1. Schritt 1: Risikoereignis, Ursache, Auswirkung und betroffenen Prozessschritt präzise dokumentieren.
2. Schritt 2: Brutto- und Restrisiko mit einheitlichen Skalen bewerten und vorhandene Kontrollen berücksichtigen.
3. Schritt 3: Risikoeigentum, Maßnahmenbedarf und Überprüfungstermin eindeutig zuweisen.

Kapitel 5: Verarbeitungstätigkeiten strukturiert erfassen

1. Schritt 1: Zweck, Verantwortungsbereich, Prozessbezug und Geltungsbereich einer Verarbeitungstätigkeit eindeutig festlegen.
2. Schritt 2: Verarbeitungstätigkeit mit den zugrunde liegenden Geschäftsprozessen und organisatorischen Verantwortungen verbinden.
3. Schritt 3: Ein einheitliches Benennungs- und Pflegekonzept für ein belastbares Verzeichnis aufbauen.

Kapitel 6: Varianten und Konformität analysieren

1. Schritt 1: Häufige Varianten, Schleifen, Wartezeiten, Abweichungen und seltene Pfade nach Relevanz untersuchen.
2. Schritt 2: Ist-Abläufe mit dem dokumentierten Sollprozess vergleichen und Abweichungen fachlich klassifizieren.
3. Schritt 3: Datenfehler, legitime Ausnahme und tatsächlichen Prozessmangel voneinander trennen.

Kapitel 7: KI-Ergebnisse fachlich prüfen

1. Schritt 1: Aussagen gegen freigegebene Modelle, Eigenschaften, Regelwerke und bekannte Prozessrealität kontrollieren.
2. Schritt 2: Annahmen, Unsicherheiten, Auslassungen und nicht belegte Schlussfolgerungen sichtbar kennzeichnen.
3. Schritt 3: Nur geprüfte Verbesserungsvorschläge in den regulären Modellierungs- und Freigabeprozess übernehmen.

Kapitel 8: SOP-Struktur und Geltungsbereich festlegen

1. Schritt 1: Zweck, Auslöser, Geltungsbereich, Rollen, Voraussetzungen, Arbeitsschritte, Nachweise und Ausnahmen definieren.
2. Schritt 2: Geeignete Granularität zwischen Prozessmodell, Verfahrensanweisung und detaillierter Arbeitsanweisung bestimmen.
3. Schritt 3: Benennung, Nummerierung, Verantwortlichkeit und Gültigkeit in einer einheitlichen Vorlage festhalten.

Kapitel 9: Rollenbasierten Zugriff konfigurieren

1. Schritt 1: Lesergruppen, organisatorische Rollen, Sichtbarkeitsregeln und Berechtigungsgrenzen festlegen.
2. Schritt 2: Positiv- und Negativtests für verschiedene Rollen durchführen und unbeabsichtigte Offenlegung ausschließen.
3. Schritt 3: Änderungen an Rollen und Inhalten in einen geregelten Freigabe- und Rezertifizierungsprozess einbinden.

Kapitel 10: Einführungs- und Rolloutstrategie entwickeln

1. Schritt 1: Zielbild, organisatorischen Geltungsbereich, Prioritäten, Pilotbereiche und messbare Einführungskriterien definieren.
2. Schritt 2: Governance, Rollen, Methodik, Technik, Inhalte, Kommunikation und Befähigung als abgestimmte Arbeitsstränge planen.
3. Schritt 3: Abhängigkeiten, Entscheidungen, Risiken und Meilensteine in einer belastbaren Roadmap ordnen.

Kapitel 11: Einführung steuern und verstetigen

1. Schritt 1: Kennzahlen für Abdeckung, Aktualität, Qualität, Nutzung, Freigabedauer und Rückmeldungen definieren.
2. Schritt 2: Regelmäßige Steuerungsrunden mit klarer Datenbasis, Entscheidung und Maßnahmenverfolgung etablieren.
3. Schritt 3: Pilotbefunde in Standards überführen und weitere Bereiche nur nach erfüllten Reifegradkriterien ausrollen.

Praxisübungen

• Entwurf eines Governance- und RACI-Modells für die Prozessorganisation.
• Verknüpfung von Prozessrisiken, Kontrollen und Datenschutzinformationen.
• Ableitung eines Verbesserungsbacklogs aus Daten- und KI-Analysen.
• Planung eines rollenbezogenen Portals und einer stufenweisen Rollout-Roadmap.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse in Prozessmanagement und ADONIS. Für Compliance-Teile ist Kenntnis der eigenen Regelwerke hilfreich.