Seminar M-Files Aino und KI-gestützte Informationsarbeit

Zielsetzung

Aufbau eines sicheren und nachvollziehbaren Arbeitsverfahrens für KI-gestützte Recherche in M-Files. Die Teilnehmenden ordnen geeignete Inhalte ein, formulieren präzise Aufgaben, prüfen Antworten und leiten Regeln für den betrieblichen Einsatz ab.

Inhaltsübersicht

• Einsatzrahmen und verantwortbare Nutzung
• Informationsbasis für verlässliche Ergebnisse vorbereiten
• Fragen in natürlicher Sprache systematisch formulieren
• Antworten, Zusammenfassungen und Fundstellen prüfen
• Produktivitätsszenarien in Fachprozessen gestalten
• Einführung, Regeln und Qualitätskontrolle organisieren

Seminarinhalte

Die Themen werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Durchführung, Kontrolle und dokumentierter Auswertung bearbeitet.

1. Einsatzrahmen und verantwortbare Nutzung

1. Geeignete Aufgaben wie Recherche, Zusammenfassung und Orientierung von ungeeigneten Entscheidungen mit hohem Haftungsrisiko abgrenzen.
2. Berechtigungen, Vertraulichkeit, Datenqualität und fachliche Verantwortung als verbindliche Leitplanken festlegen.
3. Für einen Beispielprozess Akzeptanzkriterien, Prüfschritte und Eskalationswege dokumentieren.

2. Informationsbasis für verlässliche Ergebnisse vorbereiten

1. Relevante Dokumente, Versionen und Metadaten für eine konkrete Fragestellung identifizieren.
2. Veraltete, doppelte oder unvollständig klassifizierte Inhalte erkennen und kennzeichnen.
3. Den Such- und Auswertungskontext so eingrenzen, dass fachlich zusammengehörige Informationen berücksichtigt werden.

3. Fragen in natürlicher Sprache systematisch formulieren

1. Fragestellungen mit Zweck, Zeitraum, Objektbezug und gewünschtem Ausgabeformat aufbauen.
2. Breite Einstiegsfragen schrittweise in prüfbare Teilfragen zerlegen.
3. Mehrdeutige Begriffe durch Metadaten, Rollen, Projekte oder Dokumentarten präzisieren.

4. Antworten, Zusammenfassungen und Fundstellen prüfen

1. Aussagen mit den zugrunde liegenden Dokumenten und gültigen Versionen abgleichen.
2. Lücken, Widersprüche und unzulässige Schlussfolgerungen anhand einer Prüfroutine erkennen.
3. Geprüfte Ergebnisse von ungeprüften Arbeitshypothesen eindeutig trennen und dokumentieren.

5. Produktivitätsszenarien in Fachprozessen gestalten

1. Recherche für Projekte, Verträge, Qualitätsdokumente und Kundenakten als wiederholbare Arbeitsfolge modellieren.
2. Zusammenfassungen für Übergaben, Besprechungsvorbereitung und Vorgangsbearbeitung strukturieren.
3. Für jedes Szenario Nutzen, Grenzen, benötigte Metadaten und Kontrollpunkte festhalten.

6. Einführung, Regeln und Qualitätskontrolle organisieren

1. Rollen für Freigabe, Betreuung, Datenschutz, Qualität und fachliche Verantwortung zuordnen.
2. Kurze Nutzungsregeln mit erlaubten Datenklassen, Prüfschritten und Dokumentationspflichten formulieren.
3. Pilotbetrieb, Rückmeldeschleifen und messbare Qualitätskriterien für die Einführung planen.

Praxisübungen

Bearbeitung eines Recherchefalls mit unterschiedlich klassifizierten Dokumenten, Formulierung mehrstufiger Fragen, Vergleich der Ergebnisse und Erstellung einer Prüfliste für den produktiven Einsatz.

Zielgruppe

Fachanwender, Power User, Informationsverantwortliche, Projektleitungen, Qualitätsmanagement und Personen, die M-Files Aino fachlich bewerten oder einführen.

Voraussetzungen

Sichere Bedienung von M-Files und Grundverständnis der im Unternehmen verwendeten Metadaten. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.