Seminar EntryScape – Administration, Benutzer, Gruppen und Berechtigungen

Eine belastbare EntryScape-Installation benötigt nachvollziehbare Zuständigkeiten, konsistente Benutzer- und Gruppenstrukturen sowie ein Berechtigungsmodell, das redaktionelle und technische Aufgaben sauber trennt. Das Seminar verbindet die Administration der Plattform mit praktischen Prüfverfahren für Zugriffe und Verantwortlichkeiten.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Mandanten-, Projekt-, Benutzer- und Gruppenstrukturen systematisch planen
• Berechtigungen für Lesen, Bearbeiten, Veröffentlichen und Administrieren nachvollziehbar vergeben
• Verantwortlichkeiten und Vertretungen ohne unnötige Sonderrechte abbilden
• Zugriffe regelmäßig prüfen, dokumentieren und kontrolliert ändern

Zielgruppe

EntryScape-Administratoren, Plattformverantwortliche, Service-Manager, Informationssicherheitsbeauftragte und technische Key-User.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der EntryScape-Oberfläche und ein grundlegendes Verständnis von Rollen, Gruppen und Datenverantwortung.

Seminarinhalte

1. Schritt 1: Administrationsbereiche einordnen

   Admin-Oberfläche, Projekte, Entitätstypen, Benutzer, Gruppen und modulbezogene Zuständigkeiten werden in ihrem Zusammenspiel analysiert.

2. Schritt 2: Rollenmodell entwerfen

   Fachredaktion, Qualitätsprüfung, Freigabe, technische Administration, Betrieb und Support werden als getrennte Rollen mit klaren Aufgaben beschrieben.

3. Schritt 3: Benutzerkonten verwalten

   Konten werden angelegt, aktiviert, deaktiviert, mit sicheren Kennwörtern versehen und einem geregelten Ein- und Austrittsprozess zugeordnet.

4. Schritt 4: Gruppen konsistent strukturieren

   Gruppen werden nach Organisation, Fachgebiet, Datenbestand oder Prozessrolle aufgebaut und hinsichtlich Überschneidungen geprüft.

5. Schritt 5: Projektzugriffe vergeben

   Lesen, Bearbeiten, Veröffentlichen und Administrieren werden für Projekte und Datenbereiche nach dem Minimalprinzip zugewiesen.

6. Schritt 6: Modulspezifische Rechte prüfen

   Catalog, Terms, Workbench, Registry, Models und weitere Komponenten werden auf abweichende Berechtigungsanforderungen untersucht.

7. Schritt 7: Vertretung und Eskalation regeln

   Zeitlich begrenzte Vertretungen, Notfallzugriffe und Freigabeersatz werden ohne dauerhaft erhöhte Rechte umgesetzt.

8. Schritt 8: Zugriffsfehler diagnostizieren

   Typische Ursachen fehlender oder zu weitreichender Zugriffe werden anhand von Benutzer-, Gruppen-, Projekt- und Objektzuordnungen eingegrenzt.

9. Schritt 9: Berechtigungen testen

   Prüfkonten und definierte Testfälle belegen, welche Aktionen in welchem Status und Datenbereich zulässig sind.

10. Schritt 10: Regelmäßige Rezertifizierung planen

    Prüfintervalle, Verantwortliche, Nachweise und Änderungsverfahren werden in einen wiederholbaren Kontrollprozess überführt.

Praxisübungen

• Ein Rollen- und Gruppenmodell für Redaktion, Prüfung, Freigabe und Administration erstellen
• Benutzer anlegen, Gruppen zuordnen und Projektzugriffe testen
• Einen fehlerhaften Zugriff systematisch analysieren und korrigieren
• Eine Rezertifizierungscheckliste für bestehende Berechtigungen ausarbeiten

Methodik

Strukturierte Fachimpulse, Live-Demonstrationen und geführte Konfigurationen werden mit praxisnahen Einzel- und Gruppenübungen in einer Schulungsumgebung verbunden. Jeder Themenblock wird anhand definierter Prüfpunkte ausgewertet; Konfigurationen, Befunde und Arbeitsschritte werden so dokumentiert, dass sie auf eigene Projekte übertragbar sind.