Seminar enaio® Intensivseminar – Fachanwendungen und Integration

Das Seminar richtet sich an Projektteams, die enaio® als zentrale Dokumenten- und Prozessplattform in eine bestehende Anwendungslandschaft einführen oder erweitern. Bedienung, Fachmodell, Erfassung, Office- und ERP-Integration sowie Rollout werden als zusammenhängender Projektpfad behandelt.

Fünf Tage erlauben eine belastbare Gesamtübersicht und einen integrierten Prototyp. Tiefenwissen zu einzelnen Schnittstellen wird in den jeweiligen Fachseminaren aufgebaut.

Inhaltsverzeichnis

1. Lernziele
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Seminarinhalte
5. Tag 1: Anwenderprozess und digitale Akte
6. Tag 2: Capture und Eingangskanäle
7. Tag 3: Microsoft 365, Outlook und E-Mail
8. Tag 4: SAP und weitere Fachanwendungen
9. Tag 5: Rollout, Train-the-Trainer und Projektabnahme
10. Praxisübungen

Lernziele

• Anwenderabläufe und digitale Akten für einen Fachprozess konzipieren
• Dokumenteingänge über Scan, Datei und E-Mail kontrolliert verarbeiten
• Microsoft-365-, Outlook- und E-Mail-Funktionen in den Aktenkontext einordnen
• SAP- und Fachanwendungsanbindungen technisch und organisatorisch planen
• Rollout, Key-User-Qualifizierung und Abnahme strukturiert vorbereiten

Zielgruppe

Projektleitende, Solution Architects, Key-User, Integrationsverantwortliche und technische Consultants.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse in Dokumentenmanagement, Fachprozessen und der eigenen Anwendungslandschaft. Technische Detailkenntnisse einzelner Zielsysteme sind hilfreich.

Seminarinhalte

Die Themen werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Bedienung, praktischer Prüfung und dokumentierter Auswertung bearbeitet.

Tag 1: Anwenderprozess und digitale Akte

Der Projektfall wird aus Anwendersicht analysiert und in eine tragfähige Aktenstruktur überführt.

1. Schritt 1: Arbeitsablauf, Rollen, Dokumentarten und Auskunftsfragen erfassen.
2. Schritt 2: Akte, Teilakten, Dokumenttypen und Metadaten modellieren.
3. Schritt 3: Suchwege, Trefferlisten und persönliche Arbeitsansichten definieren.
4. Schritt 4: Status, Versionen und einfache Aufgabenlogik festlegen.
5. Schritt 5: Fachlichen End-to-End-Fall im Client und Webclient testen.

Tag 2: Capture und Eingangskanäle

Papier, Dateiimport und strukturierte Eingangsdaten werden in einen einheitlichen Ablageprozess überführt.

1. Schritt 1: Eingangskanäle nach Format, Volumen und Datenqualität klassifizieren.
2. Schritt 2: Scan- oder Importauftrag mit Trennung und Erkennung konfigurieren.
3. Schritt 3: Metadaten validieren und mit Stammdaten abgleichen.
4. Schritt 4: Zielobjekt, Fehlerablage und Dublettenbehandlung definieren.
5. Schritt 5: Teststapel bis zur vollständigen enaio®-Ablage verarbeiten.

Tag 3: Microsoft 365, Outlook und E-Mail

Office-Dokumente und E-Mails werden in den fachlichen Aktenkontext eingebettet und regelkonform verarbeitet.

1. Schritt 1: Typische Ablage- und Bearbeitungsszenarien aus Office-Anwendungen erfassen.
2. Schritt 2: E-Mail-Ablage über favorisierte und zuletzt genutzte Orte testen.
3. Schritt 3: Metadaten, Anhänge und Nachrichtenkontext kontrollieren.
4. Schritt 4: Automatische oder zentrale E-Mail-Archivierung organisatorisch einordnen.
5. Schritt 5: Berechtigung, Wiederauffindbarkeit und Fehlerfall prüfen.

Tag 4: SAP und weitere Fachanwendungen

Dokumentenablage und Recherche werden mit führenden Fachsystemen verbunden.

1. Schritt 1: Führendes System, Dokumentfluss und eindeutige Schlüssel festlegen.
2. Schritt 2: Repository- und Konnektorarchitektur für ein SAP-Szenario skizzieren.
3. Schritt 3: Ablage-, Anzeige- und Archivierungsfall technisch beschreiben.
4. Schritt 4: Fehlerdiagnose über Protokolle und Traces vorbereiten.
5. Schritt 5: Schnittstellenabnahme mit Daten-, Rechte- und Wiederanlauftests definieren.

Tag 5: Rollout, Train-the-Trainer und Projektabnahme

Die technische Lösung wird in ein umsetzbares Einführungs- und Qualifizierungskonzept überführt.

1. Schritt 1: Zielgruppen, Aufgaben und Lernziele für den Rollout festlegen.
2. Schritt 2: Rollenbezogene Trainingsagenda und Übungsfälle erstellen.
3. Schritt 3: Pilotgruppe, Supportweg und Rückmeldemechanismus planen.
4. Schritt 4: Fachliche und technische Abnahme des integrierten Projektfalls durchführen.
5. Schritt 5: Offene Punkte, Betriebsübergabe und nächste Ausbaustufe dokumentieren.

Praxisübungen

• Modellierung eines integrierten Akten- und Eingangsszenarios
• Verarbeitung eines gemischten Dokumentstapels
• Ablage und Wiederfinden von E-Mails im Fachkontext
• Entwurf eines SAP- oder Fachanwendungsfalls mit Rolloutplan