Seminar bitfarm-Archiv Workflows und Wiedervorlagen

Wiedervorlagen und Workflows bringen Dokumente zu den zuständigen Personen und machen Bearbeitungsstände sichtbar. Ohne saubere Rollen, Entscheidungen und Ausnahmewege entstehen jedoch digitale Umlaufmappen mit denselben Problemen wie auf Papier. Dieses Seminar verbindet fachliche Prozessgestaltung mit der praktischen Umsetzung in bitfarm-Archiv.

Zielsetzung

Die Teilnehmer können einfache Aufgaben und mehrstufige Workflows planen, einrichten, testen und im Betrieb überwachen. Sie unterscheiden persönliche Wiedervorlage, Gruppenaufgabe, kontrollierte Bearbeitung, Rückmeldung, Frist, Alarm, Controller und Eskalation. Prozesse werden so gestaltet, dass Normalfall und Abweichung gleichermaßen beherrscht werden.

Zielgruppe

Das Seminar richtet sich an Key User, Prozessverantwortliche, Fachbereichskoordinatoren, Administratoren und Workflow-Betreuer. Es eignet sich für Rechnungseingang, Vertragsprüfung, Freigaben, Reklamationen und andere dokumentbezogene Aufgabenketten.

Lernziele

• Fachliche Prozesse in Rollen, Schritte, Entscheidungen, Fristen und Ausnahmen zerlegen.
• Persönliche und gruppenbezogene Wiedervorlagen zielgerichtet einsetzen.
• Bearbeiter, Gruppe, Controller, Termin, Alarm und Rückmeldung korrekt unterscheiden.
• Sequentielle, parallele und gemischte Abläufe mit Bedingungen planen.
• Normalfall, Ablehnung, Rückfrage, Vertretung, Eskalation und Abbruch testen.
• Laufende und abgeschlossene Aufgaben über Wiedervorlagenansicht, Historie und Protokolle kontrollieren.

Seminarinhalte

Prozessaufnahme

Aus einem realen Geschäftsfall werden Auslöser, Dokument, Rollen, Eingaben, Entscheidungen, Fristen, Abschlusskriterien und Ausnahmen ermittelt. Unklare Verantwortlichkeiten und unnötige Schleifen werden vor der technischen Umsetzung bereinigt.

Wiedervorlagen im Arbeitsalltag

Die Teilnehmer erstellen persönliche Aufgaben, verwenden Favoriten, geben Dokumente weiter, fordern Rückmeldung an und kontrollieren offene sowie abgeschlossene Vorgänge. Termin, Alarm und Benachrichtigung werden so eingesetzt, dass sie eine echte Priorisierung ermöglichen.

Gruppen, Controller und Eskalation

Gruppenaufgaben werden danach unterschieden, ob eine Person oder alle Mitglieder tätig werden müssen. Controller und Vorgesetzte überwachen Fristen und Bearbeitung, ohne die operative Aufgabe zu übernehmen. Eskalationen erhalten klare Empfänger und Handlungsanweisungen.

Mehrstufige Workflows

Sequentielle und parallele Schritte, Fallunterscheidungen, Status- und Feldbedingungen, Rückfragen, Ablehnung, Korrekturschleifen und Abschluss werden fachlich modelliert und in einer vorbereiteten Umgebung umgesetzt. Technische WFD-Syntax wird nur soweit behandelt, wie sie für das Verständnis und die Pflege des Beispiels erforderlich ist.

Test und Betrieb

Für jeden Workflow entstehen Testfälle mit Eingabedokument, Rolle, erwarteter Aufgabe, Frist, Entscheidung und Endzustand. Die Teilnehmer nutzen Wiedervorlagenübersicht, Historie und Protokolle, um Abweichungen zu erkennen und zwischen Prozessfehler, Berechtigung und technischer Regel zu unterscheiden.

Praxisprojekt

Ein Rechnungsfreigabeprozess wird von der Erfassung bis zur abschließenden Übergabe umgesetzt. Enthalten sind sachliche Prüfung, Freigabegrenze, Rückfrage, Ablehnung, Gruppenbearbeitung, Controller, Alarm und Eskalation. Anschließend wird der Prozess mit mehreren Rollen und fehlerhaften Eingaben getestet.

Voraussetzungen

Sichere Anwenderkenntnisse in bitfarm-Archiv sind erforderlich. Für technische Einstellungen wird ein Administrationszugang zu einer Testumgebung benötigt. Eigene Prozessskizzen können für ein Inhouse-Seminar eingebracht werden.

Abgrenzung zur WFD-Spezialschulung

Dieses Seminar legt den Schwerpunkt auf fachliche Gestaltung, Bedienung und Betrieb von Workflows. Komplexe WFD-Syntax, reguläre Ausdrücke und umfassende Automatisierungsregeln werden im dreitägigen WFD-Seminar vertieft.