Seminar bitfarm-Archiv WFD-Konfiguration und Automatisierung

Die WFD-Datei ist ein zentrales Werkzeug für regelbasierte Klassifikation, Verschlagwortung und Workflowsteuerung. Kleine Syntaxfehler, falsche Reihenfolge oder veraltete Importvorlagen können jedoch große Wirkung haben. Dieses Seminar vermittelt deshalb nicht nur Befehle, sondern einen testbaren Entwicklungs- und Änderungsprozess für WFD-Regeln.

Zielsetzung

Die Teilnehmer können WFD-Strukturen lesen, eigene Regeln entwerfen, reguläre Ausdrücke kontrolliert einsetzen, gefundene Werte aufbereiten, Dokumenttitel und Status setzen, Archive oder Prozesse steuern und Fehler reproduzierbar diagnostizieren. Änderungen werden versioniert, getestet, freigegeben und dokumentiert.

Zielgruppe

Das Seminar richtet sich an erfahrene bitfarm-Archiv Administratoren, technische Key User, Systemintegratoren und Verantwortliche für Dokumentenautomatisierung. Reine Anwender benötigen diese technische Tiefe nicht.

Lernziele

• Aufbau, Sektionen, Befehle, Auswertungsreihenfolge und Groß-/Kleinschreibung der WFD sicher handhaben.
• Dokumentmerkmale mit exakten Suchbegriffen und regulären Ausdrücken erkennen.
• Gefundene Werte bereinigen, formatieren und Zusatzfeldern zuordnen.
• Titel, Status, Archivziel, Verknüpfungen und weitere Aktionen regelbasiert setzen.
• Mehrstufige Workflows mit Bedingungen, Bearbeitern, Gruppen, Controller, Fristen und Folgeaktionen konfigurieren.
• Fehler mit Testdokumenten, Protokollen, Validatoren und einem kontrollierten Rollback-Verfahren beheben.

Seminarinhalte

WFD-Struktur und Arbeitsweise

Die Teilnehmer analysieren eine bestehende WFD und unterscheiden globale, archivbezogene, Naming-, Workflow- und Folgesektionen. Reihenfolge, Fallunterscheidung, Zeichencodierung, aktive Datei und Bezug zu Archiv- und Importvorlagen werden geklärt. Ein Versions- und Kommentierungsschema wird eingerichtet.

Erkennung und reguläre Ausdrücke

Exakte Zeichenketten, Suchmuster, Gruppen, Alternativen, Abstände, Datums- und Zahlenformate werden praktisch geübt. Muster werden mit positiven, negativen und abweichenden Belegen getestet. Die Teilnehmer vermeiden zu allgemeine Regeln, die falsche Werte erfassen, ebenso wie zu enge Regeln, die bei kleinen Layoutabweichungen ausfallen.

Metadatenextraktion und Wertaufbereitung

Gefundene Werte werden Zusatzfeldern zugeordnet und bei Bedarf bereinigt oder formatiert. Dokumenttitel, Status und weitere Eigenschaften werden gesetzt. Feldnamen, Datentypen, Längen, Pflichtwerte und konkurrierende Regeln werden geprüft. Die Reihenfolge spezifischer und allgemeiner Regeln wird bewusst gestaltet.

Archivierung und Klassifikation

Regeln für Dokumentart, Archivziel, automatische Sortierung und Verarbeitung werden entworfen. Importvorlagen, Archivnamen und nachgelagerte Mapper oder Plugins werden als Abhängigkeiten berücksichtigt. Die Teilnehmer formulieren einen sicheren Fallback für unbekannte oder fehlerhafte Dokumente.

Workflowsteuerung

Workflow- und Continue-Sektionen werden mit Bearbeiter, Gruppe, Controller, Termin, Alarm, Nachricht, Folgeschritt und Bedingungen aufgebaut. Sequentielle, parallele und gemischte Abläufe, Rückfragen, Ablehnung, Schleifen und Abschluss werden anhand eines Rechnungsprozesses modelliert.

Test, Fehlerdiagnose und Freigabe

Syntaxprüfung, aktive Datei, Zeichencodierung, Berechtigungen, Importvorlagen, Regelreihenfolge, Volltextqualität und Konflikte mit anderen Komponenten werden systematisch geprüft. Für jede Änderung entstehen Testkorpus, erwartete Werte, Protokoll, Abnahme und Rückfallkopie.

Praxisprojekt

Die Teilnehmer entwickeln ein WFD-Regelwerk für mehrere Lieferantenrechnungen. Es erkennt Dokumentvarianten, extrahiert Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant, setzt Titel und Status, ordnet das Archiv zu und startet einen mehrstufigen Freigabeworkflow. Fehlerhafte und unbekannte Belege werden kontrolliert in einen Prüfweg geleitet.

Voraussetzungen

Sichere Kenntnisse der bitfarm-Archiv Administration sind erforderlich. Grundlagen regulärer Ausdrücke und strukturierter Konfigurationsdateien sind hilfreich, werden jedoch anhand der benötigten Muster wiederholt. Gearbeitet wird ausschließlich in einer Testumgebung mit gesicherten Konfigurationsdateien.

Hinweise zum Änderungsrisiko

WFD-Regeln können Archivierung, Metadaten und Workflows unmittelbar beeinflussen. Änderungen dürfen deshalb erst nach Test mit repräsentativen Dokumenten, dokumentierter Freigabe und vorhandener Rückfallkopie in den produktiven Betrieb übernommen werden.