Seminar Stackfield KI in Kommunikation und Aufgabenmanagement

Dieses Tagesseminar vermittelt den kontrollierten Einsatz der integrierten KI-Funktionen. Texte, Nachrichten, Kommentare, Aufgaben, Unteraufgaben und Diskussionen werden korrigiert, gekürzt, erweitert, vereinfacht oder übersetzt. Datenschutz, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Kontingent und menschliche Qualitätsprüfung bilden den verbindlichen Rahmen.

Inhaltsübersicht

1. KI-Funktionen für Texte, Aufgaben und Diskussionen
2. Datenschutz, Freigaben und Qualitätskontrolle beim KI-Einsatz
3. Aufgaben vollständig und eindeutig erfassen
4. Raumkommunikation, Kommentare und Erwähnungen
5. Praxisübungen und Voraussetzungen

Zielgruppe und Lernziele

Zielgruppe: Anwender, Teamleitungen, Projektteams, Redaktionen, Key User, Datenschutz- und Governance-Verantwortliche.

• Geeignete KI-Anwendungsfälle sicher auswählen.
• Texte und Aufgaben mit den integrierten Funktionen zielgerichtet verbessern.
• Übersetzungen und vereinfachte Sprache fachlich prüfen.
• Datenschutz, Verschlüsselung, Verantwortung und Kontingent berücksichtigen.

Seminarinhalte

Kapitel 1: KI-Funktionen für Texte, Aufgaben und Diskussionen

Die integrierten KI-Funktionen werden für Korrektur, Stilverbesserung, Kürzung, Erweiterung, Vereinfachung und Übersetzung eingesetzt. Der fachliche Inhalt bleibt prüfpflichtig.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Textoptimierung
• Aufgaben und Unteraufgaben
• Diskussionen und Übersetzungen

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Einen geeigneten Text ohne unnötige sensible Zusatzinformationen auswählen.
2. Rechtschreibung, Stil, Länge oder Verständlichkeit mit der passenden Funktion überarbeiten.
3. Aufgabentitel und Beschreibung auf Eindeutigkeit, Ergebnisorientierung und Vollständigkeit verbessern.
4. Diskussionstexte vereinfachen, kürzen oder für einen definierten Zweck ausbauen.
5. Übersetzungen fachlich prüfen und missverständliche Begriffe manuell korrigieren.

Kapitel 2: Datenschutz, Freigaben und Qualitätskontrolle beim KI-Einsatz

KI-Nutzung benötigt klare Regeln für geeignete Inhalte, menschliche Prüfung und Verantwortlichkeit. Hosting, Verarbeitung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und gemeinsames Kontingent werden in das Nutzungskonzept einbezogen.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Zulässige Anwendungsfälle
• Datenverarbeitung und Verschlüsselung
• Prüfung, Verantwortung und Kontingent

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Zulässige, eingeschränkte und unzulässige Anwendungsfälle nach Schutzbedarf festlegen.
2. Den Verarbeitungsweg und die Besonderheiten bei Ende-zu-Ende verschlüsselten Inhalten erläutern.
3. Verantwortliche Prüfung für fachliche Richtigkeit, Tonalität und Vertraulichkeit festschreiben.
4. Das gemeinsame KI-Kontingent beobachten und unnötige Wiederholungen vermeiden.
5. Fehlerfälle dokumentieren und die internen Nutzungsregeln regelmäßig überprüfen.

Kapitel 3: Aufgaben vollständig und eindeutig erfassen

Aufgaben werden als verbindliche Arbeitseinheiten aufgebaut. Titel, Beschreibung, Verantwortlichkeit, Fälligkeit, Unteraufgaben, Abonnenten, Anhänge und Kommentare werden so eingesetzt, dass Rückfragen und Doppelarbeit sinken.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Aufgabenkarte und Pflichtinformationen
• Verantwortlichkeiten und Termine
• Unteraufgaben, Anhänge und Kommentare

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Eine Aufgabe mit eindeutigem Ergebnistitel statt einer unklaren Tätigkeitsbeschreibung anlegen.
2. Beschreibung, Zuweisung, Abonnenten und Fälligkeit entsprechend der Verantwortungsstruktur ergänzen.
3. Größere Arbeitspakete in prüfbare Unteraufgaben mit eigenen Zuständigkeiten zerlegen.
4. Dateien, Seiten, Termine und andere Einträge kontextbezogen verknüpfen.
5. Bearbeitungsstand und Entscheidungen über Statuswechsel und Kommentare nachvollziehbar dokumentieren.

Kapitel 4: Raumkommunikation, Kommentare und Erwähnungen

Kurze Abstimmungen, kontextbezogene Kommentare und gezielte Erwähnungen werden voneinander abgegrenzt. So bleibt Kommunikation auffindbar, ohne dass Aufgaben oder Entscheidungen in flüchtigen Nachrichten verschwinden.

Inhaltsübersicht des Kapitels

• Raumchat und Aktivitätsstrom
• Kommentare am Arbeitselement
• Erwähnungen, Fragen und Reaktionen

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Für eine Information entscheiden, ob sie in den Raumchat, einen Kommentar oder eine Diskussion gehört.
2. Nachrichten klar formatieren und auf bestehende Einträge statt auf lose Wiederholungen verweisen.
3. Rückfragen direkt an der Aufgabe, Datei, Seite oder dem Termin stellen.
4. Erwähnungen und Fragen gezielt verwenden, ohne unnötige Benachrichtigungen auszulösen.
5. Reaktionen für kurze Bestätigungen nutzen und entscheidungsrelevante Inhalte schriftlich festhalten.

Praxisübungen

1. Eine unklare Aufgabe mit KI-Unterstützung in eine eindeutige Arbeitsanweisung überführen.
2. Eine lange Diskussion kürzen und in verständliche Sprache überarbeiten.
3. Eine interne KI-Nutzungsregel mit Prüfschritten formulieren.

Voraussetzungen

Grundlegende Stackfield-Bedienung; die KI-Funktionen müssen im Testsystem freigeschaltet sein.