Seminar Office-Dokumente zu LibreOffice und Collabora Online migrieren

Die Umstellung einer Office-Umgebung wird an den tatsächlich benötigten Dokumenten und Arbeitsabläufen gemessen. Das Seminar verbindet LibreOffice auf dem Arbeitsplatz mit der gemeinsamen Bearbeitung in Collabora Online. Texte, Tabellen und Präsentationen werden systematisch geöffnet, bearbeitet, gespeichert und erneut geprüft.

Ein erfolgreicher Dateiaufruf belegt weder korrektes Layout noch funktionierende Berechnungen. Deshalb werden Schriftarten, Formularfelder, Diagramme, Serienbriefe, Datenverbindungen und Automatisierungen in eigenen Testfällen behandelt. VBA-Makros, COM-Add-ins und spezielle Excel-Funktionen benötigen eine individuelle Bewertung; eine unveränderte Ausführung oder automatische Neuentwicklung wird nicht vorausgesetzt.

Inhaltsübersicht

• Dokumentinventar und Testkorpus
• Formatstrategie und Zusammenarbeit
• Textdokumente und Vorlagen
• Tabellen und Präsentationen
• Makros und kontrollierte Konvertierung
• Fachliche Freigabe

Seminarinhalte

Dokumentinventar und Testkorpus

• Geschäftskritische Dokumente anhand von Nutzung, Komplexität und Auswirkungen möglicher Abweichungen auswählen.
• Vorlagen, eingebettete Objekte, Schriftarten und externe Datenquellen erfassen; personenbezogene Testdaten anonymisieren.
• Sollwerte für Layout, Berechnung und Bearbeitungsablauf festhalten und einer fachlich verantwortlichen Person zuordnen.

Formatstrategie und Zusammenarbeit

• ODF, OOXML und PDF beziehungsweise geeignete Archivformate nach Bearbeitungs- und Austauschzweck unterscheiden.
• Gemeinsame Bearbeitung in Collabora mit Desktopbearbeitung in LibreOffice verbinden; Konflikte und Offlinefälle testen.
• Austausch mit weiterhin vorhandenen Microsoft-Office-Arbeitsplätzen über Roundtrip-Tests bewerten.

Textdokumente und Vorlagen

• Absatz- und Seitenvorlagen, Kopf- und Fußbereiche, Verzeichnisse, Felder und Seitenumbrüche vergleichen.
• Serienbrief- und Formularabläufe mit definierten Daten prüfen; Druck- und PDF-Ausgabe gegen festgelegte Muster bewerten.
• Schriftmetriken und verfügbare Fonts als mögliche Ursachen von Umbrüchen erkennen und standardisierte Vorlagen anpassen.

Tabellen und Präsentationen

• Formeln, Pivot-Auswertungen, Diagramme und bedingte Formatierung mit erwarteten Ergebnissen testen.
• Externe Datenverbindungen, Power Query und komplexe Datenmodelle als eigenständige Ablöseaufgaben einordnen.
• Folienmaster, Medien, Animationen und Präsentationsausgabe überprüfen; akzeptable Abweichungen dokumentieren.

Makros und kontrollierte Konvertierung

• VBA, Add-ins und eingebettete Geschäftslogik inventarisieren; Anpassung, Neuentwicklung oder befristete Restnutzung bewerten.
• Eine kleine Konvertierungsserie mit getrennten Originalen und Zielkopien durchführen und nachvollziehbar protokollieren.
• Fehlerhafte Dokumente aus der Serie ausschleusen; pauschale Konvertierung ohne fachliche Prüfung vermeiden.

Fachliche Freigabe

• Testfälle mit Fachabteilungen abnehmen und blockierende Fehler von kosmetischen Abweichungen unterscheiden.
• Standardformate, Vorlagenverteilung und Bearbeitungsregeln für den späteren Betrieb festlegen.
• Ein dokumentiertes Ausnahmeverfahren für weiterhin benötigte Spezialdokumente entwickeln.

Praxisübungen

1. Einen Testkorpus aus Texten, Tabellen und Präsentationen mit Sollwerten und kritischen Funktionen aufbauen.
2. Eine Vorlage in LibreOffice überarbeiten und deren PDF-Ausgabe auf Umbrüche und Formularfelder kontrollieren.
3. Eine Kalkulation nach Bearbeitung in Collabora und LibreOffice anhand hinterlegter Sollwerte prüfen.
4. Eine kontrollierte Konvertierungsserie ausführen und problematische Dateien in ein Fehlerregister übernehmen.
5. Für eine makrobasierte Arbeitsmappe einen begründeten Anpassungs- oder Ersatzweg entwerfen.

Schulungsumgebung

Der Kunde stellt Arbeitsplätze mit LibreOffice, eine vorbereitete Collabora-Integration, einen freigegebenen Dokumentkorpus und die benötigten Schriftarten bereit. Für Roundtrip-Prüfungen ist ein rechtmäßig lizenzierter Microsoft-Office-Testarbeitsplatz erforderlich.