Seminar Open-Source-Beschaffung – Anforderungen, Auswahl und Verträge

Ein Softwarevergleich ist erst belastbar, wenn Leistungsumfang und Betriebsverantwortung klar beschrieben sind. Das Seminar zeigt, wie Open-Source-Lösungen mit prüfbaren Anforderungen ausgewählt werden. Neben fachlichen Funktionen stehen Dokumentation, Integrationsfähigkeit, Updateversorgung, Sicherheitsreaktionen, Qualifikation der Dienstleister und nachvollziehbare Kostenmodelle im Mittelpunkt.

Die Fallstudie führt vom Anforderungsprofil über eine Bewertungsmatrix bis zum technischen Leistungs- und Abnahmekatalog. Anforderungen an Quelltextzugang, Erweiterungen und Datenexport werden so formuliert, dass sie später überprüft werden können. Organisationsspezifische Vertrags- und Vergabeentscheidungen werden in die zuständigen Prüfprozesse eingebunden. Für öffentliche Auftraggeber werden fachliche Leistungsbeschreibung und formale Vergabeprüfung als getrennte Arbeitsschritte eingeplant.

Im Auswahlworkshop wird eine neue Plattform für Dateiaustausch und gemeinsame Dokumentbearbeitung beschafft. Drei fiktive Angebote unterscheiden sich bei Betriebsleistungen, erforderlichen Zusatzmodulen, Übernahme vorhandener Daten und laufender Pflege. Die Angebote werden zunächst auf denselben Leistungsumfang gebracht. Erst danach werden Kosten und Qualitätsmerkmale bewertet. Fehlende Angaben werden als konkrete Nachfragen formuliert; nicht belegte Eigenschaften erhalten keine unbegründete positive Bewertung in der Entscheidungsmatrix.

Die technische Abnahme enthält sowohl alltägliche Arbeitsabläufe als auch den späteren Export und die Übergabe an einen anderen Betreiber. Verfügbare Unterlagen, administrative Zugänge und erforderliche Anpassungen werden ausdrücklich aufgeführt. So lässt sich überprüfen, ob die zugesagte Wechselbarkeit tatsächlich zu den vorgesehenen Leistungen gehört. Die erarbeiteten Kriterien bilden eine fachliche Grundlage für die weiteren internen Beschaffungs- und Vertragsprüfungen.

Seminarinhalte

Bedarf und Leistungsbeschreibung

• Fachliche Abläufe, Mengengerüste, Schutzbedarf und vorhandene Schnittstellen beschreiben.
• Musskriterien, bewertbare Qualitätsmerkmale und gewünschte Erweiterungen trennen.
• Offene Datenformate, dokumentierte Schnittstellen und Unterstützung beim Ausstieg als Anforderungen formulieren.

Projekt- und Anbieterbewertung

• Releasepflege, Wartungszusagen, Sicherheitskommunikation und Vertretungsfähigkeit prüfen.
• Community-Version, kommerzielle Zusatzmodule und angebotene Betriebsleistungen getrennt erfassen.
• Nachweise durch Demonstrationen, Referenzszenarien und kleine Erprobungen verifizieren.

Support, Kosten und Zusammenarbeit

• Reaktionszeit, Wiederherstellung, Zuständigkeiten und Eskalation eindeutig beschreiben.
• Implementierung, Migration, Schulung, regelmäßige Updates und Erweiterungen im Kostenmodell berücksichtigen.
• Weiterverwendbarkeit von Anpassungen, Dokumentationsübergabe und Wechsel des betreuenden Dienstleisters behandeln.

Abnahme und Exit-Anforderungen

• Fachliche Tests, Berechtigungstests, Exportprüfung und Wiederherstellung in einen Abnahmeplan aufnehmen.
• Zulieferungen, Mitwirkungspflichten und offene Mängel nachvollziehbar dokumentieren.
• Daten, Konfigurationen, Zugänge und erforderliches Betriebswissen für Vertragsende und Anbieterwechsel definieren.

Praxisübungen

1. Eine unpräzise Leistungsbeschreibung für eine Kollaborationsplattform in messbare Anforderungen überführen.
2. Drei fiktive Angebote anhand einer gewichteten Matrix einschließlich Betriebs- und Folgekosten vergleichen.
3. Einen technischen Abnahmekatalog und eine Übergabeliste für einen späteren Dienstleisterwechsel erstellen.

Schulungsumgebung

Tabellenkalkulation und Textverarbeitung; anonymisierte Angebotsmuster und ein einheitlicher Anwendungsfall werden bereitgestellt.