Seminar secunet SINA Workflow – digitale Verschlusssachenbearbeitung

Inhaltsverzeichnis

• Einordnung des Themenbereichs
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Inhalte
• Praktische Arbeit
• Schrittweise Umsetzung

Einordnung des Themenbereichs

Dieses Seminar behandelt SINA Workflow als Lösung für die digitale Bearbeitung und Verwaltung schutzbedürftiger Dokumente. Im Mittelpunkt stehen Rollen, Prozessmodell, Dokumentenarten, Speicherorte, Zusammenarbeit und der Betrieb in Verbindung mit sicheren Arbeitsplätzen.

Die Teilnehmenden betrachten Workflow nicht nur als Anwendung, sondern als geregelten fachlichen Prozess. Dokumente, Rechte, Nachvollziehbarkeit und Betriebsorganisation müssen zusammenpassen, sonst wird aus Digitalisierung nur ein hübscher Umweg.

Zielgruppe

• Fachadministratoren und Workflow-Verantwortliche
• Registratur- und Dokumentationsrollen
• Sicherheitsbeauftragte für digitale VS-Prozesse
• Projektteams für Ablösung papiergebundener Verfahren

Voraussetzungen

• Grundkenntnisse SINA Workstation oder sicherer Arbeitsplatzumgebungen
• Verständnis für Dokumentenmanagement und Freigabeprozesse
• Kenntnis organisatorischer Schutz- und Einstufungsverfahren
• Keine tiefe Gateway-Administration erforderlich

Inhalte

Prozess- und Systemeinordnung

• Rolle von SINA Workflow im Gesamtsystem
• Digitale Bearbeitung schutzbedürftiger Dokumente
• Verbindung zu Workstation und Sicherheitsdomänen
• Abgrenzung zu allgemeinem Dokumentenmanagement

Rollen und Rechte

• Fachliche Rollen und administrative Zuständigkeiten
• Zugriffs- und Bearbeitungsrechte
• Nachvollziehbarkeit und Protokollierung
• Umgang mit Stellvertretung und Vertretungsregeln

Betrieb und Einführung

• Prozessaufnahme und Pilotierung
• Migration vorhandener Arbeitsweisen
• Schulung von Anwenderrollen
• Betrieb, Support und Qualitätssicherung

Praktische Arbeit

Tag 1: Prozess und Rollen

• Dokumentenprozesse aufnehmen
• Rollenmodell skizzieren
• Sicherheitsdomänen und Workstation-Bezug einordnen

Tag 2: Einführung und Betrieb

• Pilotprozess definieren
• Berechtigungen und Nachvollziehbarkeit prüfen
• Support- und Betriebsregeln dokumentieren

Schrittweise Umsetzung

1. Bestehenden Dokumentenprozess erfassen.
2. Einstufungen, Rollen und Bearbeitungsschritte festlegen.
3. Workstation- und Domänenbezug prüfen.
4. Berechtigungen und Protokollierungsanforderungen definieren.
5. Pilotprozess mit ausgewählten Dokumenttypen modellieren.
6. Anwender- und Supportrollen schulen.
7. Betriebsregeln für Änderung, Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit dokumentieren.

Betriebshinweise

• Workflow-Projekte sind Fachprozessprojekte mit Technikanteil.
• Rollen und Rechte müssen vor der Migration sauber sein.
• Papierlogik eins zu eins zu digitalisieren ist selten elegant.