Seminar ITFlow Client-Portal, Kommunikation und E-Mail-Ticketing

Inhaltsverzeichnis

• Abstract
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Lernziele
• Seminarinhalte im Detail
• Step-by-step-Leitfäden
• Begründung der Seminardauer
• Didaktik und Methoden

Abstract

Dieses Seminar behandelt die externe Kommunikation über ITFlow: Client-Portal, E-Mail-Ticketing, SMTP-Konfiguration und Benachrichtigungen. Ziel ist ein stabiler und transparenter Kommunikationskanal zwischen MSP und Kundschaft, inklusive standardisierter Templates und Self-Service-Funktionen im Portal.

Zielgruppe

• Service-Desk-Leitung
• Systemadministration (Mailserver)
• Key-Account-Management

Voraussetzungen

• Grundlagen in ITFlow empfohlen (ITFlow Grundlagen für Techniker und Disposition, ITFlow Installation, Betrieb und Administration)

Lernziele

Teilnehmende:

• konfigurieren ausgehende E-Mails für ITFlow
• richten E-Mail-Ticketing mit IMAP/Parsing ein
• verstehen die Funktionsweise des Client-Portals
• definieren Regeln für Ticket- und Rechnungsbenachrichtigungen
• entwickeln Kommunikationsvorlagen für Standardfälle

Seminarinhalte im Detail

• Outbound-Mailkonfiguration
  • SMTP-Host, Port, Verschlüsselung, Authentifizierung
  • Absenderadressen und Namen für Tickets, Angebote und Rechnungen
  • Mail-Queue und Fehlerbehandlung
• E-Mail-Ticketing
  • Architektur des E-Mail-Parsing
  • Konfiguration von IMAP-Zugangsdaten
  • Zuordnung eingehender Mails zu Clients und Kontakten
  • Einschränkungen (z. B. Authentifizierungsmöglichkeiten)
• Client-Portal
  • Portalzugang für Kontakte
  • Sichtbarkeit von Dokumenten, Tickets und Rechnungen
  • Self-Service-Szenarien für Tickets und Rechnungen
• Kommunikationsregeln und Templates
  • Standard-Mailtexte für Ticket-Eröffnung, -Update, -Abschluss
  • Informationsgrad für Kundschaft vs. interne Notizen
  • Eskalationskommunikation

Step-by-step-Leitfäden

• Outbound-SMTP in ITFlow konfigurieren
  • Als Admin anmelden
  • Bereich „Settings > Mail“ öffnen
  • SMTP-Host, Port und Verschlüsselung eintragen
  • SMTP-Benutzername und Passwort hinterlegen
  • Absenderadresse und -name für Tickets/Rechnungen definieren
  • Testmail senden und Zustellung prüfen
• E-Mail-zu-Ticket aktivieren
  • Sicherstellen, dass benötigte PHP-Erweiterungen installiert sind
  • IMAP-Parameter im Bereich „Settings > Mail“ pflegen
  • E-Mail-Parsing in „Settings > Ticket > Email-to-ticket parsing“ aktivieren
  • Testmail von einem bekannten Kontakt senden
  • Prüfen, ob Ticket automatisch erzeugt und dem richtigen Client zugeordnet wurde

Begründung der Seminardauer

Mailkonfiguration, E-Mail-Ticketing und Portal setzen ein Zusammenspiel von System- und Organisationsaspekten voraus. Ein Tag reicht aus, um Konfiguration, Tests und Kommunikationsleitlinien zu erarbeiten. Erweiterte Integrations- oder Identity-Management-Themen (SSO) können in individuellen Beratungen vertieft werden.

Didaktik und Methoden

• Gemeinsame Konfiguration einer Test-Mailumgebung
• Übungsszenarien mit eingehenden und ausgehenden E-Mails
• Erarbeitung eines Kommunikationsleitfadens für Standardfälle
• Diskussion von Grenzfällen (z. B. unbekannte Absender, Bounces)