Seminar Indico Workflows, Rollen und Organisation

Inhaltsverzeichnis

• Abstract
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Lernziele
• Seminarinhalte
• Step-by-step-Anleitungen

Abstract

Dieses Seminar fokussiert die organisatorische Gestaltung von Workflows und Rollen in Indico. Es behandelt, wie organisatorische Prozesse in der Software abgebildet, Zuständigkeiten sauber geschnitten und wiederkehrende Muster standardisiert werden. Ziel ist eine hohe Prozesssicherheit bei möglichst geringem administrativem Aufwand.

Zielgruppe und Voraussetzungen

• Zielgruppe
  • Eventkoordinatoren
  • Prozessverantwortliche
  • Qualitätsmanagement
  • Key-User
• Voraussetzungen
  • Inhalte von Seminar Indico Grundlagen – Events, Meetings, Konferenzen
  • Idealerweise Grundkenntnisse aus Seminar Indico für Event- und Konferenzorganisation – Abstracts, Review, Registrierung oder Indico Administration und Systemkonfiguration

Lernziele

Teilnehmende können:

• Rollenmodelle für die eigene Organisation definieren
• typische Veranstaltungsprozesse in Indico abbilden
• Standards (Templates, Checklisten) aufsetzen
• Schnittstellen zu anderen Systemen und Abteilungen berücksichtigen

Seminarinhalte

• Rollenmodell in Indico
  • Typische Rollen (Event Manager, Support, Reviewer, Referierende)
  • Organisatorische Rollen vs. technische Rollen
  • Rollen- und Rechtevergabe aus Prozesssicht
• Prozessdesign
  • Typischer Ablauf kleiner Events vs. großer Konferenzen
  • Zuordnung von Aufgaben zu Rollen
  • Definition von Freigabe- und Entscheidungspunkten
• Standardisierung
  • Eventvorlagen und Templates nutzen
  • Wiederkehrende Konferenzstrukturen standardisieren
  • Checklisten und interne Guides für Eventmanager
• Governance und Qualitätssicherung
  • Richtlinien für Eventerstellung und -betrieb
  • Schulungskonzepte und Supportstrukturen
  • Monitoring relevanter Kennzahlen (z. B. Zahl der Events, Fehlerbilder)

Step-by-step-Anleitungen

• Rollenstruktur für eine Organisation definieren (konzeptionell)
  • Liste aller beteiligten Organisationseinheiten erstellen (z. B. Fachbereiche, Eventbüro, IT)
  • Pro Einheit Aufgaben im Eventprozess auflisten (Planung, Kommunikation, Technik, Abrechnung)
  • Aufgaben auf Indico-Rollen abbilden (Event Manager, Contributor, Registrant, Reviewer)
  • Entscheiden, welche Rollen systemweit, welche nur in Kategorien vergeben werden
  • Ergebnis als Rollenmatrix dokumentieren (Organisationseinheit × Indico-Rolle)