Seminar Indico Grundlagen – Events, Meetings, Konferenzen

Inhaltsverzeichnis

• Abstract
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Lernziele
• Seminarinhalte
• Step-by-step-Anleitungen

Abstract

Dieses Grundlagenseminar führt systematisch in Indico als webbasiertes Event-Management-System ein. Behandelt werden grundlegende Konzepte wie Eventtypen, Kategorien, Benutzerrollen sowie die Oberfläche von Indico. Anhand praxisnaher Beispiele wird gezeigt, wie einfache Meetings und Vorträge angelegt, strukturiert und mit Materialien versehen werden. Nach dem Seminar ist ein sicherer Umgang mit den wichtigsten Basisfunktionen möglich, sodass Veranstaltungen konsistent erfasst und für Teilnehmende transparent dargestellt werden können.

Zielgruppe und Voraussetzungen

• Zielgruppe
  • Mitarbeitende in Sekretariaten
  • Event-Teams
  • Fachabteilungen
  • Projektassistenz
  • Wissenschaftliche Mitarbeitende mit organisatorischen Aufgaben
• Voraussetzungen
  • Grundlegende PC- und Webbrowserkenntnisse
  • Keine Indico-Vorkenntnisse erforderlich

Lernziele

• Grundlegende Begriffe und Strukturen von Indico erklären
• Sicher in der Oberfläche und in Kategorien bewegen
• Einfache Events (Vorträge, Meetings) anlegen und konfigurieren
• Agenda, Beiträge und Materialien verwalten
• Grundlegende Sichtbarkeits- und Zugriffseinstellungen setzen

Seminarinhalte

• Einführung in Indico und Grundkonzepte
  • Rolle von Indico in der Veranstaltungsorganisation
  • Indico-Oberfläche, Navigation, persönliche Einstellungen
  • Kategorien, Events, Beiträge, Sessions – grundlegende Strukturen
  • Rollenübersicht: Indico-User, Event Manager, Administrator
• Einfache Events anlegen (Vorträge, Meetings)
  • Auswahl des passenden Eventtyps
  • Basisdaten erfassen: Titel, Beschreibung, Termin, Ort
  • Kategorien und Unterkategorien für Events wählen
  • Timetable-Konzept: Beiträge und Pausen
• Inhalte und Materialien verwalten
  • Beiträge anlegen und strukturieren
  • Dateien hochladen und Versionen verwalten
  • Einfache Layoutanpassungen im Event (Logos, Texte)
  • Öffentliche vs. interne Informationen
• Sichtbarkeit und Kommunikation
  • Zugriffsrechte auf Eventebene
  • Einladungen und Teilnehmerübersicht (Basisfunktionen)
  • Einfache Erinnerungen und Ankündigungen aus Indico heraus

Step-by-step-Anleitungen

• Einfaches Meeting in Indico anlegen
  • Im Browser die Indico-Seite des eigenen Systems öffnen und anmelden.
  • In der Kategorienstruktur die passende Kategorie für das Meeting auswählen.
  • Option „Neues Event erstellen“ wählen und als Eventtyp „Meeting“ auswählen.
  • Titel, Datum, Start- und Endzeit sowie Ort des Meetings eingeben.
  • Kurze Eventbeschreibung hinzufügen, um Zweck und Zielgruppe zu dokumentieren.
  • Einstellungen speichern, um das Meeting zu erstellen.
  • Im Timetable-Bereich erste Beiträge (z. B. „Begrüßung“, „Projektupdate“) anlegen.
  • Änderungen speichern und Event in der Vorschau kontrollieren.
• Präsentationsfolien zu einem Beitrag hochladen
  • Im gewünschten Event zur Timetable-Ansicht wechseln.
  • Den betreffenden Beitrag auswählen und in dessen Detailansicht wechseln.
  • Bereich „Materialien“ oder „Attachments“ öffnen.
  • Option „Datei hinzufügen“ aktivieren.
  • Datei von der lokalen Festplatte wählen (z. B. PDF oder Präsentation).
  • Aussagekräftige Bezeichnung vergeben (z. B. „Vortrag_Projektstatus.pdf“).
  • Upload bestätigen und warten, bis der Upload abgeschlossen ist.
  • Prüfen, ob die Datei in der Eventansicht sichtbar ist und ggf. Sichtbarkeit anpassen.
• Einfache Sichtbarkeitsbeschränkung für ein Event setzen
  • Das betreffende Event öffnen und zur Eventkonfiguration wechseln.
  • Bereich „Zugriffsrechte“ oder „Protection“ auswählen.
  • Standardzugriff von „öffentlich“ auf „eingeschränkt“ ändern.
  • Benutzer oder Gruppen hinzufügen, die Zugriff erhalten sollen.
  • Änderungen speichern.
  • In einem Test-Browserfenster prüfen, wie das Event für nicht angemeldete Personen erscheint.