Seminar Indico für Event- und Konferenzorganisation – Abstracts, Review, Registrierung

Inhaltsverzeichnis

• Abstract
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Lernziele
• Seminarinhalte
• Step-by-step-Anleitungen

Abstract

Dieses Aufbauseminar konzentriert sich auf die Nutzung von Indico für die vollständige Organisation von Tagungen und Konferenzen. Im Fokus stehen Abstract-Einreichung, Review- und Bewertungsprozesse, Registrierungsformulare, Gebührenverwaltung und Teilnehmermanagement. Anhand eines durchgängigen Beispiels wird ein Konferenzworkflow von der Ausschreibung bis zum fertigen Programm umgesetzt. Das Seminar baut auf den Grundfunktionen auf und richtet sich an Event-Teams, die komplexere Veranstaltungen eigenständig in Indico abbilden möchten.

Zielgruppe und Voraussetzungen

• Zielgruppe
  • Konferenz- und Tagungsbüros
  • Wissenschaftliche Sekretariate
  • Event- und Kongressteams
  • Veranstaltungsmanagement
• Voraussetzungen
  • Inhalte von Seminar Indico Grundlagen – Events, Meetings, Konferenzen oder vergleichbare Grundkenntnisse in Indico
  • Grundverständnis von Konferenzabläufen (Call for Papers, Review, Programmplanung)

Lernziele

• Einen Call for Abstracts in Indico einrichten
• Review-Workflows und Rollen für Gutachter definieren und steuern
• Registrierungsformulare mit Feldern, Kontingenten und Gebühren erstellen
• Zahlungen und Status von Anmeldungen überwachen
• Ein vollständiges Konferenzprogramm in Timetable-Struktur abbilden

Seminarinhalte

• Konferenzgrundlagen in Indico
  • Unterschiede zwischen Meeting und Konferenz
  • Struktur großer Events: Tracks, Sessions, Beiträge
  • Rollen im Konferenzkontext (Track Conveners, Reviewer, Session Chairs)
• Abstractmanagement
  • Call for Abstracts konfigurieren
  • Abstractformular definieren (Felder, Themen, Tracks)
  • Einreichungsfristen, Benachrichtigungen, Status
  • Verwaltung und Filterung eingegangener Abstracts
• Review-Workflow
  • Reviewer und Committees zuweisen
  • Bewertungsbögen, Kriterien und Empfehlungen
  • Entscheidungen treffen (Annahme, Ablehnung, Verschiebung)
  • Kommunikation mit Autorinnen und Autoren
• Registrierung und Gebühren
  • Registrierungsformular anlegen
  • Pflichtfelder, optionale Felder, Zusatzleistungen
  • Gebührenmodelle und Rabattlogik konzipieren
  • Zahlungsstatus und Export für Buchhaltung
• Programmaufbau und Kommunikation
  • Zuordnung angenommener Abstracts zu Sessions
  • Erstellung des Konferenzprogramms in der Timetable
  • Badges und einfache Dokumente generieren
  • E-Mail-Kommunikation mit Teilnehmenden

Step-by-step-Anleitungen

• Call for Abstracts einrichten
  • Konferenz-Event öffnen und zur Konfiguration wechseln.
  • Modul „Abstracts“ aktivieren.
  • Abstractformular öffnen und Felder definieren (Titel, Autoren, Thema, Kurztext).
  • Themen oder Tracks anlegen, denen Abstracts zugeordnet werden können.
  • Einreichungszeitraum (Start/Ende) festlegen.
  • Standardbestätigungs-E-Mail bei Einreichung anpassen.
  • Einstellungen speichern und Call for Abstracts aktivieren.
  • Testeinreichung durchführen, um Formular und Benachrichtigungen zu prüfen.
• Reviewer zuweisen und Abstracts verteilen
  • Im Abstract-Modul die Liste der eingegangenen Abstracts öffnen.
  • Bereich „Reviewer“ oder „Committees“ auswählen.
  • Reviewer als Benutzer auswählen und entsprechenden Tracks oder Themen zuordnen.
  • Automatische oder manuelle Verteilung der Abstracts an Reviewer auslösen.
  • Übersicht kontrollieren, ob alle Abstracts mindestens einem Reviewer zugewiesen sind.
• Registrierungsformular anlegen
  • Konferenz-Event öffnen und Modul „Registration“ aktivieren.
  • Neues Registrierungsformular erstellen.
  • Basisdaten definieren: Zeitraum der Anmeldung, maximale Teilnehmerzahl.
  • Formularfelder hinzufügen (Personendaten, Institution, Teilnahmeoptionen).
  • Gebührenstruktur anlegen (Kategorien, Preise, ggf. Frühbucherrabatte).
  • Bestätigungs-E-Mail gestalten.
  • Formular testen (Testregistrierung) und Daten prüfen.
  • Registrierungsformular freigeben und Link aus Eventseite prüfen.